Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Содержание
  1. Как поднять вовлеченность сотрудников и удаленно поддерживать высокую продуктивность команды
  2. Обустройте удобное рабочее место на дому и попросите об этом сотрудников
  3. Сформируйте новую систему функционирования команды
  4. Выберите наиболее оптимальные инструменты коммуникации
  5. Определяйте эффективность сотрудников удаленно
  6. Используйте позитивные управленческие практики
  7. Заключение
  8. Светофор из фрилансеров: как создать идеальную команду удаленных сотрудников — Карьера на vc.ru
  9. Про тренд и при чем тут я
  10. Эксперты «Преакселератора ФРИИ» — кто они и откуда берутся?
  11. Выбор «своих» в динамике
  12. Поле и правила коммуникации
  13. Какие ошибки мы совершили
  14. Подводя итог
  15. 5 китов в работе с удалёнными сотрудниками
  16. Принципы работы с удалённым сотрудником
  17. Как наладить работу удалённых сотрудников. Технологии
  18. Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство
  19. Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим
  20. Полезные советы при поиске удаленного сотрудника
  21. Ищите подходящих людей
  22. В чем сложность управления удаленными сотрудниками?
  23. В чем сложности для подчиненного?
  24. Как управлять удаленной командой
  25. Будьте на связи
  26. Долой микроменеджмент
  27. «Обрастайте» контактами
  28. Правила дистанционного сотрудничества
  29. Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Как поднять вовлеченность сотрудников и удаленно поддерживать высокую продуктивность команды

Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Казалось, что пик дистанционной работы случится через 10-15 лет, а переход на удаленку будет плавным. Ведь кто-то из нас любит работать в офисе и быть в постоянном живом общении с коллегами, кому-то удобно использовать коворкинги, находящиеся близко к дому. Есть и много желающих выполнять рабочие задачи в спокойной домашней обстановке без отвлекающих факторов.

Однако распространение вируса внесло свои коррективы в развитие экономики и повлияло на обязательный массовый переход компаний на удаленную работу. Главным фактором здесь является слово «обязательный».

В идеальном мире, где развитие рынка труда и HR сферы шло бы поступательно, сотрудник сам бы выбирал переходить ему на удаленку или нет, либо решение о переходе на home office принималось коллективно всеми сотрудниками организации. Текущая проблема заключается в том, что выбора у всех нас просто нет. Нужно подстраиваться. Как рядовому сотруднику, так и руководителю компании.

Отсюда следует, что уже сейчас нам нужно использовать различные методы для поддержания продуктивности рабочего процесса, ведь не все в восторге от идеи работать дома и именно их мотивация нуждается в подзарядке.

Китай — государство с самыми высокими темпами роста экономики, на территории которого расположены предприятия крупнейших мировых корпораций. Китай быстрее других стран пережил пик катастрофы и понес минимально возможные потери при таких суровых условиях.

Крупные компании от Alibaba до Ping An, от Google до Ford перевели сотрудников на удаленку и сумели добиться положительных результатов в решении этой задачи. Их опыт позволил нам собрать самые эффективные способы оптимизации рабочих процессов, адаптации сотрудников и повышения их продуктивности в новых рабочих условиях.

Представленные ниже методы позволят сократить возможные убытки для бизнеса в условиях перехода на дистанционную работу:

  • Обустройство рабочего места на дому;
  • Формирование новой системы функционирования команды;
  • Выбор наиболее оптимальных инструментов коммуникации;
  • Дистанционное определение эффективности сотрудников;
  • Позитивные управленческие практики.

Обустройте удобное рабочее место на дому и попросите об этом сотрудников

Эффективная удаленная работа начинается с комфортного рабочего места.

Неудобный стол, стул, отсутствие специализированного ПО, плохое качество интернет соединения — всё это будет негативно влиять на продуктивность вашей работы на дому.

Вы будете быстро уставать, у вас будет затекать шея и спина, вы будете нервничать из-за того, что файл с важными данными не отправляется коллегам, так как ваш интернет дает сбои. 

Чтобы быть продуктивным и предотвратить быструю утомляемость, вы должны позаботиться об обустройстве домашнего офиса. Удобные рабочие стол и кресло действительно позволят вам лучше и быстрее выполнять работу. Поэтому прежде всего — позаботьтесь о себе, часто мы об этом забываем.

Вот еще несколько важных элементов, наличие которых повышает эффективность на удаленке:

  • Стабильное высокоскоростное интернет-соединение;
  • Расширение доступа и пропускной способности корпоративного VPN (virtual private network);
  • Доступ сотрудников к программному обеспечению либо закупка специальных программ, помогающих работать удаленно;
  • Переход на онлайн-документацию и использование мессенджеров.

Вывод: необходимо позаботиться об основах эффективной деятельности сотрудников на дому. Оповестите коллектив о том, что обустройство домашнего офиса является важнейшим шагом к психологически комфортной рабочей среде.

Если у вас есть возможность устанавливать различное ПО без согласований службы безопасности, то это самый лучший момент, чтобы попробовать различные платные и бесплатные инструменты для оптимизации работы. Но не забывайте погуглить информацию о них перед установкой.

Практически всем известна довольно неприятная ситуация с действительно хорошим сервисом Zoom  

Сформируйте новую систему функционирования команды

Резкая смена рабочей обстановки заметно ударила по эффективности работы целых подразделений крупных компаний. Основные факторы снижения KPI сотрудников:

  • Изолированность привела к неопределенности в вопросах взаимодействия команды.
  • Рабочие процессы парализованы из-за отсутствия организованности в действиях коллектива.
  • Сотрудники пытаются выполнять задачи, но хаотичность и отсутствие слаженности приводят к отрицательным результатам.

Сотрудников увольняют из-за того, что они вовремя не отвечают на звонки, так как менеджмент не понимает, как измерить их продуктивность. Руководство использует системы тотального контроля, не осознавая, что такой подход ухудшает и так низкую мотивацию сотрудников.

Из-за этого уменьшается продуктивность, задерживается выполнение поставленных задач и растет недопонимание между сотрудниками. Основная причина микроменеджмента —  недоверие, возникающее из-за отсутствия общения между сотрудником и руководителем. Компаниям нужно перейти от контроля к постоянной коммуникации. Это помогает создать прозрачные и доверительные отношения.

Ежедневные сообщения позволяют понять состояние сотрудников и руководителя, выявить основные трудности в общении и уладить конфликты.

Существует еще один эффективный метод решения данной проблемы. В китайский компаниях мнеджмент сформировал небольшие кросс-функциональные группы сотрудников, каждая из которых имела свой список задач и алгоритмы для их решения.

В «Ping An Insurance», крупнейшей китайской страховой компании, работники группировались в проектные команды, состоящие не более чем из 30 членов.

В результате была повышена продуктивность всей организации, а эта методика стала популярным инструментом работы с командой. И вот почему:

  • Каждая группа имеет свой список целей и задач, а также все необходимые средства для достижения результата.
  • Все команды укомплектованы минимально возможным количеством участников, поэтому управлять ими проще, чем всеми сотрудниками компании сразу.
  • Топ-менеджеры и управляющие остаются обособленными, чтобы контролировать рабочие процессы со стороны и помогать в принятии решений высшего уровня.

Вывод: постоянная коммуникация и создание отдельных кросс-функциональных команд с четко обозначенными задачами и целями — удерживает сотрудников на одном стратегическом курсе. 

Выберите наиболее оптимальные инструменты коммуникации

Если раньше для обсуждения текущих рабочих моментов можно было пройти пару метров до стола коллеги, то теперь коммуникации должны осуществляться иными способами.

Отсутствие всеми утвержденного набора каналов связи между сотрудниками ведет к задержке выполнения поставленных задач и падению эффективности. Сюда же можно отнести риск утечки конфиденциальной информации.

Ведь первый попавшийся способ отправки файлов может оказаться небезопасным и привести к плачевным последствиям.

Давайте обозначим, для каких типов задач предназначены те или иные виды коммуникаций:

  • Телефонный разговор 1:1 — индивидуальные встречи и выстраивание рабочих отношений. Обсуждение деликатных и сложных тем.
  • конференция — совместное обсуждение и решение задач при помощи общего экрана или доски с рабочей областью. Планирование. Семинары и тренинги. Коллективные разговоры и совместный «разбор полетов».
  • Чат — срочные вопросы и оперативная помощь руководства. Быстрое оповещение о статусе выполнения задач.
  • -сообщения и ые сообщения — пояснение деталей работы. Оперативное и подробное оповещение об изменениях в алгоритме выполнения поставленной задачи. Постарайтесь как можно меньше использовать такой тип коммуникации. Лучше напишите подробное сообщение. 
  • Email — важные, но несрочные оповещения для больших коллективов. Внешнее и внутреннее формальное общение сотрудников.

Вывод: определите, какое ПО будет наиболее эффективно при том или ином способе коммуникации. Составьте список программ и соответствующих им видов и поводов корпоративного общения. Передайте этот список своим сотрудникам. Теперь у вас есть технология взаимодействия внутри коллектива, которая станет основой эффективной коммуникации между сотрудниками.

Определяйте эффективность сотрудников удаленно

Внезапная смена офисной рабочей среды на домашнюю снижает продуктивность любого даже самого слаженного коллектива.

Крупные компании Китая в условиях массового перехода на удаленную систему стали проводить регулярные короткие опросы сотрудников с целью выявления актуального и честного мнения по поводу рабочего процесса, коллег, компании и всего, что с ней связано.

Статистические данные показателей рабочего процесса дали почву для работы над ошибками. Это позволило увеличить эффективность и коэффициент полезных действий удаленных сотрудников на 20 и более процентов в течение первого месяца.

Вывод: при помощи удаленных опросов можно удаленно контролировать эффективность выполнения задач, повышать продуктивность и выстраивать здоровый микроклимат в коллективе. 

Используйте позитивные управленческие практики

Управление людьми является одним из самых сложных и ответственных элементов удаленной работы. Эффективность сотрудников резко снижается и причин для этого множество:

  • Негативная реакция на внезапную смену рабочей среды.
  • Отсутствие самоорганизованности и мотивации в домашних условиях.
  • Плохая концентрация, присущая работе в домашней обстановке.

Здоровый человек = здоровая организация. Используйте лидерские компетенции для увеличения мотивации сотрудников и направьте коллектив на совместное преодоление трудностей. При управлении в условиях удаленной работы станьте надежным и заслуживающим доверия источником информации.

Добрые и уверенные речи с оглашением положительных перспектив могут оказать мощное влияние на мотивацию всей организации. Поощряйте сотрудников за открытое, честное и продуктивное общение. Именно оно помогает пережить любые кризисы.

Вывод: в условиях кризисного времени важна грамотная коммуникация с сотрудниками. Подавайте пример своей решительностью в достижении целей. Обдумывайте то, что вы хотите сказать коллективу, чтобы повысить его вовлеченность и самоотдачу. Говорите это четко и уверенно.

Заключение

Вооружитесь комплексом решений и методик, зарекомендовавшим свою эффективность. Решите следующие задачи:

  • Повысьте мотивацию сотрудников, работающих удаленно.
  • Улучшайте продуктивность сотрудников при помощи опросов.
  • Ускорьте адаптацию к нынешним кризисным условиям и несите позитивный заряд сотрудникам.

Успешные лидеры активно выявляют передовой опыт и оперативно создают механизмы его применения в рамках своих организаций. Находите новые способы увеличения результативности и отбрасывайте те, что не работают. Только при помощи прогресса и инновационных технологий мы сможем пережить кризисное время и восстановить экономику.

Источник: https://hr-portal.ru/blog/kak-podnyat-vovlechennost-sotrudnikov-i-udalenno-podderzhivat-vysokuyu-produktivnost-komandy

Светофор из фрилансеров: как создать идеальную команду удаленных сотрудников — Карьера на vc.ru

Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Анна Антонова, руководитель направления по работе с экспертами «Преакселератора ФРИИ»

Про тренд и при чем тут я

Меня зовут Анна, я — руководитель направления по работе с экспертами во ФРИИ. Руковожу распределенной командой более 3 лет. Это эксперты из 17 точек в России и в мире — от Новосибирска до Минска — работающие со стартапами в разных форматах. В пике в нашей команде было 73 человека, на самом старте в чате насчитывалось шестеро.

Людей, работающих удаленно, все больше. К примеру, в США с 2005 по 2017 годы их количество увеличилось на 115%.

Список крупных компаний, сотрудники которых полностью или почти полностью работают удаленно также растет: Automattic, Buffer, GitLab, Invision, Toptal и Zapier — там трудятся от 100 до почти 1000 удаленных сотрудников.

Плюс к 2030 году миллениалы будут составлять 75% мировой рабочей силы, а для них важен баланс между работой и личной жизнью, и они будут требовать от работодателей возможности работать дистанционно.

Я расскажу, как тяга к экспериментам, советы старших и книги помогли мне собрать распределенную самоорганизующуюся команду умных и мотивированных: нюансы подбора людей, правила общения и немножко факапов. Надеюсь, мой путь поможет вам пролить меньше крови в бою за эффективность удаленных сотрудников.

Эксперты «Преакселератора ФРИИ» — кто они и откуда берутся?

Преакселератор — это online-передовая ФРИИ. Мы касаемся каждого, кто решил привлечь инвестиции от фонда. Через команду экспертов проходит более 2,5 тыс. стартапов ежегодно, в целом же ФРИИ «видит» около 20 тыс.

стартап-команд каждый год. Таким образом, эксперты «Преакселератора ФРИИ» работают с десятой частью всего рынка стартапов России. Условно, мы «касаемся» 7 основателей стартапов каждый день. Я не знаю, кто делает больше.

Чтобы попасть в нашу команду, кандидатам приходится соревноваться. Набираем через конкурс — 4 этапа, 13 дедлайнов за 30 дней: для каждого шага до и внутри обучения есть конкретная дата, когда все должно быть сделано. Не успел — сорян. Еще и экзамены сдают.

Мотивационное письмо. Если кандидат не смог сформулировать, почему ему интересно работать у нас — увы, не вариант. Нам нужны люди, которые умеют структурировать и выражать свои мысли.

Мы обращаем внимание на стилистику письма и тон общения кандидата. Если нам они не близки, на следующий этап уже не приглашаем.

Именно мотивация, помимо профессиональных качеств, — основа нашего сообщества.

Резюме. Его не смотрим. Только то, как человек думает и формулирует мысли о прошлом опыте. Важно, чтобы вольный пересказ профессиональных достижениях было интересно читать и появилось желание задать дополнительные вопросы. Мы ориентированы на экспертизу только тех, у кого есть опыт работы с IT-продуктами и чьи практические знания могут помочь основателям, которые приходят к нам.

Собеседование. 15-минутный разговор по Skype с видео. Задаем неожиданные вопросы, чтобы увидеть спонтанные реакции. Вопрос, который стопроцентно ставил в тупик кандидатов: «Как поймете, что достигли того, зачем пришли?». Конечно, не забываем ответить на вопросы к нам. Качество заданных вопросов тоже учитываем.

Двухнедельное обучение по методу перевернутого класса, состоит из двух частей: контекст компании (о ФРИИ: цели и ценности, о наших продуктах и взаимосвязи между ними) и специализированные знания о форматах работы. Мы не учим их быть экспертами, мы учим их передавать свою экспертность.

Выбор «своих» в динамике

Команда «Преакселератора ФРИИ», 2018 год

В работе «на удаленке» особенно важно найти людей, которые делают за одну единицу времени вашего участия десять единиц полезной работы. Задача понятная: меньше времени на разговоры и хороший результат на выходе. Если вдруг кто-то в команде «жрет» больше времени и дает все те же десять единиц, то он экономически невыгоден. По-настоящему это можно увидеть только в работе.

Условно я всегда делю команду на «красненьких», «зелененьких» и «желтеньких». «Зелененькие» — работают, и голова не болит.

«Желтенькие» — люди, с которыми иногда что-то ломается: например, периодически пропускают информацию или берут на себя слишком много.

В желтую категорию попадают те люди, с особенностями которых не парит работать. «Красненькие» — те, кто использует неконструктивную коммуникацию.

Неконструктивная коммуникация забирает много времени, но не создает никакой ценности для системы. Маячок неконструктивной коммуникации: час разговора с сотрудником и его «ну ок, я согласен» в конце диалога.

Я не рекомендую работать с людьми, у которых превалирует этот стиль общения. Раньше я закрывала глаза на склонность к бесполезному флуду, когда приходил профессионал. Пусть с ним будет больше работы, но он асс, думала я.

Такой асс всегда оказывался экономически невыгоден.

Мне важно, чтобы в результате диалога «моя вселенная» становилась лучше: происходило существенное положительное изменение методов работы со стартапами или внутри команды. Конструктивное общение тоже «жрет» время.

Признаюсь, людей, которые внесли вклад в развитие нашей команды на старте, хотелось убить. Они задавали слишком много вопросов.

Заставляя меня разговаривать, они вытаскивали необходимые данные и в нашем диалоге всегда возникало новое.

«Красных» в распределенной команде быть не должно. Баланс «зеленых» и «желтых» зависит от вовлеченности менеджера: сколько времени заложено у него непосредственно на коммуникацию с командой. Чем больше сопутствующих задач, тем меньше должно быть «желтых».

Поле и правила коммуникации

Человек, в чьи задачи входит организация работы с удаленными коллегами — сервис. На первых шагах развития нашей онлайн-команды я была сервисом, доступным 24/7. Менеджер распределенной команды — не царь, не бог и не король. Он —инструмент, удобный, понятный, быстрый и гибкий. Именно такой подход, с моей точки зрения, помогает работать с лучшими.

При этом себя нужно позиционировать как сильного и равного. Убирайте пиетет из диалога. С кандидатами мы сразу переходим на «ты» и это прежде всего культура ФРИИ. Равенство — это еще и отказ от ультимативного общения. Все идет в формате обсуждения.

Если я хочу внедрить какое-то правило или дать задачу, то пишу коротко, но подробно в одном сообщении: в чем состоит идея/задача, почему она такая, что нужно будет сделать и как это изменит процессы/повлияет на цель. В конце спрашиваю, что команда по этому поводу думает.

Если они говорят, что все классно, то делаем так. Если нет, то разговариваем, что именно нужно менять и почему.

В чем сила, брат? (с) Сила — взять на себя ответственность за принятие итогового решения и «продать» его команде.

Еще один важный момент — команда должна приходить к результату, и я несу за это ответственность. Я должна понимать, куда и зачем иду, где у меня слепые зоны и почему я не могу их «подсветить». А еще честно, понятно и развернуто транслировать все это команде, отрабатывая их вопросы.

Наш инструмент трансляции — Telegram. Помимо стандартного обмена сообщениями активно используем каналы — микроблоги и автоматизированные опросы, у нас есть собственный чат-бот «Антонина» и пара стикерпаков. Больше всего в ежедневной рутине помогают теги и возможность обращения через @ (nickname).

Три золотых правила нашей работы в мессенджере

1) Один чат + один канал. Все, что касается непосредственной функции происходит в одном понятном официально провозглашенном месте: читаем в канале, пишем в чате.

2) ЛС — зло! Общий чат позволяет быть в одном контексте: переселять факты и логические связи из вашей головы в головы сразу всех коллег по сторону монитора.

3) Этика ведения канала. Публикации не чаще одного раза в два часа. Уже с заголовка должно быть понятно, кому нужно это читать. В конце — четкий call to action.

Какие ошибки мы совершили

Личный файл. Ведите его по каждому человеку из команды! Нет никакой формы, нужно просто записывать в одно место то, что имеет для вас значение. Сколько у него детей, в чем его супер-силы и точки роста, конкретные истории успехов и провалов.

Почему это важно: сложность, с которой я столкнулась — передача знаний о команде.

Пока распределенная команда не превышала 25 человек это не было проблемой, когда мы первый раз выросли вдвое, я стала привлекать к работе офисных коллег, а когда нас стало больше 70 у меня отрос небольшой отдел по работе с экспертами.

Как решить, кого пригласить для работы в корпоративном акселераторе «Билайна»? Все накопленные знания приходилось вынимать из моей головы в процессе встреч. А это время, а время — деньги.

Хак 1: храните знания о своих удаленных сотрудниках в читаемой форме, доступной по запросу.

Хак 2: «Черная книга менеджера» Славы Панкратова — о том, почему важно знать день рождения сотрудников и еще 17 страниц, инсайтов о работе с командой в IT.

Контроль качества. Механика работы распределенной команды экспертов похожа на работу отдела продаж: сотрудник должен говорить «правильные вещи», а менеджер отслеживать корреляцию между сказанным и действиями клиента.

Чтобы растить конверсии нужно слушать, что и как говорит эксперт стартапу. С внедрением этой фичи я запоздала на год. Facepalm.

Стала регулярно слушать записи с третьего набора экспертов и от некоторых диалогов хотелось уволить всех и набрать новых.

Почему это важно: Капитан Очевидность шепчет, что тут не надо останавливаться.

Хак 1: в оценке качества опирайтесь на костяк команды. Тезис «уволить всех» я обсудила с экспертами первого набора. Они рассказали, что на старте делали похожие ошибки и знают, как это лечить.

С ними мы создали форму оценки сутевого общения экспертов со стартапами. Она позволяет быстро увидеть красных, желтых и зеленых в диалоге. «Зеленых» привлекаем к прослушиваниям и последующему обучению «желтых».

А с «красными» прощаемся.

Хак 2: учитесь давать развернутую обратную связь на основе контроля качества: как исправить ошибки и почему это неправильно. В нашей распределенной команде это оказалось самым ожидаемым моментом в работе с ФРИИ.

Подводя итог

Выбирайте и работайте с лучшими. Вы можете себе это позволить.

«Красные», «желтые», «зеленые» — это очень простая и эффективная классификация. Экспериментируйте с проекциями, создавайте матрицы.

Общение — главная задача менеджера распределенной команды.

Ошибки команды — это наши ошибки. В них важно не то, что мы их совершаем, а то, какие делаем из них выводы.

Источник: https://vc.ru/hr/71404-svetofor-iz-frilanserov-kak-sozdat-idealnuyu-komandu-udalennyh-sotrudnikov

5 китов в работе с удалёнными сотрудниками

Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Сегодня все больше компаний нанимают удаленных сотрудников. Причин этому может быть много — желание вести свободный бизнес, экономия ресурсов (место в офисе, оборудование, оформление документов).

Но многие бизнесмены не понимают, как организовать работу с удаленными сотрудниками, поэтому отказываются от этой идеи. Они видят проблему в постановке и реализации задач, в контроле и постоянной мотивации сотрудников.

Поэтому в этой статье мы рассмотрим вопрос, как работать с командой удаленных сотрудников, и развеем некоторые распространенные мифы об удаленной работе.

Принципы работы с удалённым сотрудником

Прежде чем нанимать на работу удаленных сотрудников, вы должны четко для себя понимать, кого вы хотите видеть в своей команде: нелояльных к вашей компании профессионалов или лояльных новичков, которые делают первые шаги в удаленной работе.

Мы рекомендуем вам выбирать первую категорию, потому что именно они будут работать эффективно, они уже умеют организовывать свой график, не срывать сроки и знают всю специфику удаленной работы. А уже этих профессионалов делать лояльными сотрудниками с помощью выстроенной системы мотивации и поощрений.

И кто вам сказал, что удаленные сотрудники — это не надежно? Ищите надежных людей, и, прежде чем принимать на работу и давать доступы к вашим инструментам, проводите собеседования, выявляйте личностные качества людей, их профессиональный опыт.

Но не путем выяснения историй из их биографий, спрашивайте у менеджера по продажам, какая конверсия его звонков клиентам и какова была конверсия по этому продукту у лучшего менеджера компании, в которой он трудился.

В удаленной работе совсем не важно, сколько дипломов и знакомых есть у человека, какие регалии он заслужил в своей жизни, здесь важно то, что он может дать именно вашему проекту. Поэтому проводите собеседования.

1. Инструменты. Когда вы принимаете человека на работу, ему требуется время на адаптацию и, конечно, ему нужны инструменты, с помощью которых он будет работать. О технологиях мы поговорим ниже.

Но такие инструменты, как выстроенная система работы и контроля должны у вас быть. Или хотя бы понимание, как должна работать ваша компания и с помощью каких технологий ваш сотрудник будет решать ту или иную задачу.

Вам нужно понимать, сколько раз в неделю вы будете проводить встречу с вашим сотрудником, будут ли у вас ежедневные планерки или вам достаточно уделить всего 1 час времени в неделю вашим ключевым менеджерам, которые в свою очередь проводят регулярные созвоны с остальными членами команды.

Когда только что пришедший в компанию человек получает инструменты (а это доступы к сервисам, к сайтам, к конструкторам, к закрытым материалам, базе знаний и т.д.), то сразу же включается в работу.

Поэтому на этот случай у вас должны быть инструкции для каждого отдела и каждой должности. Чтобы удаленный сотрудник, изучив инструкцию, мог понимать, где он может найти нужный инструмент для выполнения поставленной задачи, не отвлекая при этом руководителя.

2. Постановка задач. На самом деле в удаленной работе все очень просто: вы даете сотруднику знания и инструменты, ставите задачу и контролируете ее выполнение. И вот здесь может возникнуть неувязочка: вы, вроде, поставили задачу, в итоге получили кучу проблем и потеряли много времени, прежде чем сотрудник ее выполнил.

Если вы поставили задачу не точно, не четко и не корректно, то толковый сотрудник будет задавать вам вопросы, много вопросов…. Либо сделает работу, но вы получите совсем не то, что хотели. Поэтому, будучи руководителем, вам следует научиться ставить задачи четко и, в случае необходимости, показать свое видение, ожидание от результата.

Со временем сотрудник привыкнет к вашему стилю и будет понимать, что от него требуется, без лишних слов, но на начальном этапе не экспериментируйте и четко ставьте задачу, иначе вы рискуете потерять толковых сотрудников, потому что вас будет не устраивать результат, а переделывать все заново только потому что вы нечетко ставите задачи, вашим сотрудникам может быстро надоесть, и они предпочтут расстаться с вами.


3. Мотивация.
Работа с удалёнными сотрудниками — это совсем не то, что работа в офисе. Ваш менеджер должен уметь организовать свой рабочий день, избавиться от отвлекающих его факторов, быть на связи в рабочие часы и уметь отчитываться о проделанной работе.

Поэтому, чтобы человек хорошо трудился, ему нужна постоянная мотивация. Мотивация может быть не только денежной. Поскольку все люди — социальные существа, то всем нам нужно общение, внимание и признание. Иногда 1 час переговоров с сотрудником способны зарядить его новыми идеями и мотивацией на целый месяц.

Когда ваша работа четко слажена и организована, вы можете думать, что нет смысла тратить время на еженедельные созвоны, работа ведется, результат есть.

Но вы не знаете, что в этот момент ваш сотрудник может потерять интерес к вашему общему делу и выполняет работу автоматически, потому что он не видит поддержки, ему нужно общение с вами, ему требуется поделиться новыми идеями.

Не упускайте этот момент, ведь вы все работает в одной связке, в одной команде.

Так же важна материальная мотивация — бонусы, поощрения за выполненную работу, за выполненный сверх нормы объем и т.д. Все люди работают за деньги, не забывайте об этом.

4. Человеческий фактор. В офисе вы всегда можете увидеть, что у человека что-то произошло (проблемы с женой/мужем, с родителями, детьми, с жильем), а вот в удаленной работе все это не заметно, а потом происходит сбой в рабочем процессе, срывается дедлайн, кнопка «купить» оказывается не прикручена к сайту.

Поэтому здесь важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. К тому же, каждый человек в своей деятельности переживает разные этапы: он приходит в вашу компанию зеленым новичком и становится буквально незаменимым сотрудником. Важно отслеживать эти состояния и вовремя распределять обязанности ваших коллег.

5. Контроль удаленных сотрудников. Удаленный контроль за сотрудниками можно осуществлять с помощью системы отчетности, когда каждый сотрудник в компании регулярно ведет ежедневную, еженедельную и ежемесячную отчетность о своей работе.

Некоторым работодателям хочется знать, сколько часов сотрудник потратил на выполнение задачи, а кому-то важен только результат.

Именно регулярная система отчетности позволит найти погрешность в случае сбоя в работе. В любой момент руководитель может заглянуть в отчет каждого сотрудника и увидеть, что тот или иной человек выполнил за день.

Как наладить работу удалённых сотрудников. Технологии

1. CRM-система. Чтобы работа велась четко, задачи ставились регулярно и отслеживалось выполнение поставленных задач, необходимо работать в CRM-системе. Выбрать можно из наиболее популярных — Bitrix24, AmoCRM, Trello, Megaplan.

CRM-система позволяет руководителю видеть все процессы, которые происходят в его компании, видеть, кто что делает, а также сотрудникам помогает взаимодействовать друг с другом, ставить задачи и отслеживать их выполнение. Ведение работы в CRM-системе позволяет увидеть, как работает компания и где происходит сбой.

2. Evernote — блокнот для создания заметок. Может служить инструментом для сдачи отчетов сотрудниками. Ведь блокнот работает как онлайн, так и имеет десктопную версию. То есть, в любом месте можно зайти в блокнот и продолжить свою работу, а также с помощью сервиса можно обмениваться ссылками и ыми заметками, графикой и текстами.

3. GoogleDocs. Контролировать и мотивировать удаленных работников можно с помощью простых и удобных документов GoogleDocs. Если для вас важно в реальном времени видеть, что делает сотрудник, то ставьте ему задачу прописывать в документе все выполненные шаги и когда вы зайдете в ваш общий документ, то увидите уже выполненные задачи.

4. Skype — незаменимый инструмент для коллективных созвонов, для проведения планерок.

5. Telegram — сервис, который приходит на смену Skype. Это мессенджер, позволяющий наладить быструю и безопасную связь для обсуждения важных рабочих вопросов. Новинка Telegram — это возможность совершения ых звонков.

Таким образом, отвечая на вопрос «Как сделать эффективной работу удаленных сотрудников?», используйте инструменты и сервисы, позволяющие быстро ставить и контролировать выполнение всех задач.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем на открытой онлайн-встрече.

Регистрируйтесь здесь, чтобы получить дорожную карту развития вашего проекта, которая четко покажет, как прийти к результату._____________________________________________________________________________

Получите пошаговую инструкцию приема сотрудников на работу!

Статья оказалась полезной для вас? Если хотите больше информации об организации работы с удаленными сотрудниками, ставьте Лайк!

Источник: https://union-sp.ru/blog/rabota-s-udalennymi-sotrudnikami/

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Идеальная команда удаленных сотрудников: что нужно для работы без сбоев и аврала

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная.

Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль.

Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона.

Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда.

 Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

  • Бухгалтерия
  • Обслуживание клиентов
  • Маркетинг и реклама
  • Разработка и сопровождение веб-сайта
  • Графическое редактирование
  • Ввод данных
  • Написание контента
  • Дизайн продукта
  • Управление поставками
  • Расчет заработной платы
  • Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет!Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

  Причины, по которым фриланс лучше обычной работы

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

  • Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
  • Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
  • Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
  • Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
  • Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

  • Релевантный опыт
  • Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

  1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
  2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
  3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
  4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
  5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

  Как искать удаленную работу в интернет

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

  1. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег.

Например, когда офис уже закрыт.

Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей.

Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам.

Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

  Как подготовиться к собеседованию

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.  

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

  1. Как и когда отвечать на электронные письма?
  2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
  3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

  1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
  2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

  • Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

  • Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

  • Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Источник: https://philpher.com/udalennaya-rabota/kak-uspeshno-upravlyat-udalennymi-sotrudnikami-poshagovoe-rukovodstvo/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: