Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Содержание
  1. 12 способов сделать совещания эффективными и короткими
  2. 1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались
  3. 2. Повышают эффективность совещаний
  4. 3. Делают совещания короткими
  5. Определение цели совещания
  6. ДЛЯ ЧЕГО ПРОВОДИТСЯ СОВЕЩАНИЕ?
  7. ФОРМА ОБЩЕНИЯ
  8. БЫСТРАЯ ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
  9. Проводим совещание правильно: рецепт успеха
  10. Почему совещания бывают неудачными
  11. Как подготовиться
  12. Как провести совещание эффективно: рецепт успеха
  13. Что в результате
  14. 12 Простых шагов для планирования Эффективные встречи 2020
  15. Вам действительно нужна встреча?
  16. Пригласите людей, которые действительно должны быть там
  17. Отправить напоминания о встрече
  18. Повестка дня
  19. Будьте в курсе ожиданий
  20. Начать время
  21. Держите его короче и просто
  22. Пребывание в теме
  23. Возьмите небольшие встречи за пределами конференц-зала
  24. Не бойтесь брать другой подход
  25. Использовать технологию
  26. Отправить резюме собрания
  27. Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания
  28. Проведение совещаний нужно сделать системой
  29. Зачем проводить совещания
  30. Виды совещаний
  31. Готовимся к совещанию правильно
  32. Правила проведения рабочего совещания
  33. Не делайте встречу однобокой
  34. Не превращайте оперативку в набор формальностей
  35. Хвалите подчиненных
  36. Давайте всем право голоса
  37. Делайте лирические отступления
  38. Протокол совещания
  39. Подытожим

12 способов сделать совещания эффективными и короткими

Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Рассмотрим необычные примеры 12 компаний. Как они проводят деловые встречи?

1. Проводят совещания так, чтобы они запоминались

  • Назначают совещания в необычное время

Сотрудники компании TINYpulse, которая занимается разработкой программного обеспечения, редко забывают о встречах, потому что руководство назначает их в необычное время. Например, ежедневная встреча работников начинается в 8:48.

Такой подход практически искоренил опоздания. Это удивительно, но со стороны это выглядит так: в 8:48 все сотрудники встают со своих мест и идут в комнату для совещаний. Необычное время встреч, как отмечают в компании, способствует выработке условного рефлекса.

  • Выдают сотрудникам раскраски

Каждый четверг производитель детского питания Plum Organics раздает своим сотрудникам книги-раскраски и проводит креативную встречу, во время которой персонал рисует, общается в расслабленной обстановке.

Директор по инновациям Джен Браш говорит, что эта часовая встреча играет важную роль для развития новых продуктов компании. «Доказано, что раскрашивание во время встреч развивает активное слушание.

Оно намного эффективнее, чем мультизадачность или электронная почта», — считает он.

  • Вытаскивают сотрудников из зоны комфорта

Руководство компании-разработчика программного обеспечения LivePerson решило, что совещания — это хорошая возможность для сотрудников узнать друг друга получше.

Используя технику «связь до контента» (connection before content), лидеры в начале встречи задают сотрудникам вопрос, который заставляет их выйти из зоны комфорта.

Вопрос может быть, например, такой: «Возникают ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущей работы?» Этот прием оказался настолько эффективным, что компания поделилась им со своими клиентами.

  • Предлагают задавать вопросы

Джош Неблетт, сооснователь и CEO компании Etailz, оставляет последние десять минут каждого совещания на вопросы и ответы. «Все менеджеры обычно утверждают, что в офисе действует политика открытых дверей.

Конечно, это звучит приятно и поднимает вашу самооценку, но если вы не будете стимулировать сотрудников на то, чтобы они действительно обращались к вам с вопросами, большинство из них вряд ли воспользуются этим шансом, — говорит Неблетт. – Такая же логика распространяется и на собрания.

Если никто ничего не спрашивает, я просто начинаю неотрывно смотреть на сотрудников, пока не появятся первые несколько вопросов. Вопросы всегда оказываются очень полезными и актуальными. Иногда достаточно всего пары минут, чтобы плотину прорвало».

Компания Genera Games, которая создает мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. Сотрудники даже могут играть в процессе обсуждения каких-то проблем. «Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. – Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

2. Повышают эффективность совещаний

  • Выдают сотрудникам ракетки для пинг-понга

Компания Brivo, поставщик софта для управления безопасностью, делает встречи актуальными при помощи правила «Нет старым темам». Сотрудники сигнализируют друг другу о том, что какая-то тема уже поднималась, поднимая ракетку для пинг-понга, на которой написано «Нет старым темам».

«Я начал замечать, что мы часто обсуждали одно и то же, — говорит президент и CEO компании Стив Ван Тил, который и ввел это правило. – Ракетка — это визуальное напоминание, но что еще более важно — это дает всем работникам компании возможность блокировать контрпродуктивные предложения каждый раз, когда они возникают».

Сегодня сотрудники компании Cvent редко опаздывают на совещания, потому что вице-президент ввел необычное наказание.

«В определенный момент у большинства сотрудников сложилась привычка опаздывать на встречи как минимум на 10 минут, что подрывало весь процесс, — рассказывает он. – Тогда я ввел правило, согласно которому опаздывающий должен петь перед коллективом.

Мы уже успели послушать и гимн, и поздравления с днем рождения, и детские песни. Такая практика оказалась очень эффективной: сегодня сотрудники крайне редко поют».

  • Вводят правила о финансировании благотворительной организации

Во время встреч в Keller-Williams Realty любой, у кого во время совещания звонит телефон, должен сделать пожертвование в благотворительную организацию. Такая политика, как считает руководство, сводит к минимуму случаи, когда по какой-то причине совещание прерывается.

3. Делают совещания короткими

  • Внедряют технологии, ограничивающие время

Агентство O3 World установило в конференц-зале технологию под названием Roombot.

Она предупреждает участников о запланированном совещании, а также выполняет много других полезных функций. В частности, под конец совещания в конферен-зале начинает гаснуть свет.

По сути, Roombot структурирует рабочий календарь команд и позволяет избежать накладок.

  • Используют секундомер и вводят систему символических штрафов

Команда сервиса Tripping.com устанавливает секундомер на 30 минут в начале каждой встречи, что позволяет по максимуму использовать выделенное время. Если встреча затягивается, человек, который собрал сотрудников, должен бросить $5 в корпоративную копилку.

Основатель и генеральный директор Tripping.com Джен О'Нил говорит, что принцип экономии времени стал ключевым в корпоративной культуре компании: «Это делает наши встречи более продуктивными», — уточняет она.

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя.

Такой метод стимулирует не затягивать совещания без цели и конкретной повестки. Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте.

В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам  каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Чтобы встречи не затягивались, руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

По материалам Fast Company

Стефани Возза 

Источник: https://kontur.ru/articles/2796

Определение цели совещания

Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Цель совещания? Ведь мы же говорим о работе в условиях хронической нехватки времени?! Нам просто некогда думать о каких-то целях, разве не так?

Да, конечно. Но, тем не менее, вам придется найти время и определить цель.

Постановка цели поможет провести совещание быстрее.

Имея четко сформулированную цель, вы сразу увидите, какие пункты повестки дня действительно нужны, а какие нет. У вас появится возможность отказаться от ненужных вопросов.

Более того, иногда становится очевидным, что само совещание не нужно, поскольку оно не приближает вас к цели. Да, такое случается — отмена совещания.

Все свободны, еженедельного совещания в этот раз не будет, просьба найти себе другое занятие.

Уже из-за этого стоит задуматься над постановкой цели.

Главное, все же, добиться, чтобы совещание принесло результаты, ради которых его созывали. Кроме того, очень важно в наш динамичный век избежать пустой траты времени. Именно поэтому процесс подготовки должен начинаться с постановки цели.

Как правило, цель совещания совпадает с целью коллектива, например:

  • обеспечить успешное выполнение проекта в установленные сроки в рамках предусмотренного бюджета;
  • обеспечить получение прибыли и удовлетворение потребностей клиентов;
  • обеспечить снижение эксплуатационных расходов и повышение производительности труда;
  • добиться реализации задач, поставленных перед отделом.

Именно для этого вы проводите совещание, именно поэтому необходимо постоянно держать цель в поле зрения. На ее формулирование может уйти всего несколько минут.

Определив, в чем заключается ваша цель, изложите ее в письменной форме. Первое, что человек перестает делать, когда спешит, это думать. Однако минута, потраченная на размышление в начале, позволит сэкономить массу времени впоследствии. Более того, если речь идет о регулярном совещании, вам не придется заниматься постановкой цели каждый раз.

Цель ежемесячного совещания всегда постоянна, вам нужно лишь периодически освежать ее в памяти.

Имея ясную цель, проанализируйте предлагаемые пункты повестки дня (мы остановимся на этом ниже). Если какой-либо из пунктов не способствует достижению цели, то он не относится к делу. Конечно, может оказаться, что и этот вопрос заслуживает внимания, но его целесообразно вынести на другое совещание или провести обсуждение путем электронной рассылки или выпуска меморандума.

Совет:

ПАУЗА

Не предпринимайте ничего до тех пор, пока не сформулируете цель. Выделите для этого три минуты и не отвлекайтесь ни на что другое. Такой подход позволит избежать соблазна пропустить этап постановки цели из-за нехватки времени.

ДЛЯ ЧЕГО ПРОВОДИТСЯ СОВЕЩАНИЕ?

Причина проведения большинства регулярных совещаний одна и та же: мы собираемся еженедельно, раз в две недели или месяц потому, что это еженедельное/двухнедельное/ежемесячное совещание.

Но нужны ли нам эти совещания на самом деле?

Если совещание не приближает коллектив к поставленной перед ним цели, то зачем проводить его?

Первый вопрос, на который вы должны дать ответ при планировании совещания, звучит так: «Действительно ли нам нужно это совещание?» Если ответ отрицателен, отменяйте мероприятие. Это ваше совещание, в конце концов, вы можете поступать с ним по своему усмотрению.

У вас нет времени на проведение совещаний, которые вам не нужны.

  • Вполне возможно, в целом вам нужны еженедельные совещания, но на этой неделе его можно пропустить.
  • Не исключено, что вам лучше проводить совещания раз в две недели или раз в месяц.

ФОРМА ОБЩЕНИЯ

Хотя ненужное совещание лучше всего отменить, не следует забывать, что совещания коллектива имеют очень большое значение как форма общения сотрудников.

В некоторых случаях совещания желательно проводить чаще с тем, чтобы люди видели друг друга и общались напрямую, а не по телефону.

  • Это помогает сформировать и укрепить чувство коллектива.
  • Это позволяет показать сотрудникам роль каждого из них в команде, от места в иерархии до ценности вклада в общее дело (в том числе и вашу роль, как роль лидера).
  • Это позволяет сформировать чувство преданности общему делу и коллективной ответственности — решения, принятые демократическим путем, скорее получат поддержку, даже у тех, кто не ал за них.

Не стоит проводить совещания только для того, чтобы дать людям возможность пообщаться (вечеринка после работы может быть эффективнее в этом плане), просто смотрите на это как на лишний довод в пользу проведения совещания.

Совет:

ПРОСТО ПОЗВОНИТЕ

Подумайте, не лучше ли вместо совещания провести телефонную конференцию? Это может сэкономить время. Регулярные совещания с физическим присутствием сотрудников иногда полезно чередовать с телефонными конференциями.

БЫСТРАЯ ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ

Посмотрим правде в глаза. Профессионально подготовить и идеально провести совещание, если в вашем распоряжении всего час, невозможно хотя бы потому, что составить повестку дня и ознакомить с ней сотрудников нужно было, как минимум, неделю назад. Вы могли бы справиться с этим за час или даже быстрее, но не сейчас, а неделю назад.

Повестку дня сотрудникам нужно знать заранее, чтобы прочитать необходимые документы, собрать информацию, которой они будут оперировать на совещании, или подобрать данные, подкрепляющие их точку зрения по тому или иному вопросу.

Заблаговременное оповещение дает также людям возможность обратиться к вам, если они хотят добавить новый пункт или видят, что включенный пункт потеряет актуальность к моменту проведения совещания.

Лишив людей этой возможности, вы рискуете потратить массу времени на пустые разговоры из-за того, что они не владеют ситуацией или не располагают информацией, которая нужна для принятия решения. Могут также начаться споры по поводу обоснованности включения того или иного вопроса в повестку.

Как избежать подобного развития событий?

Есть три варианта решения проблемы.

  • Отложить совещание хотя бы на три-четыре дня (наилучшее решение). Регулярное совещание без каких-либо срочных вопросов можно вообще отменить. Использовать полученную передышку для разработки и распространения повестки и провести совещание после того, как все подготовятся к нему.
  • Провести инструктивное совещание и рассмотреть только те вопросы повестки, которые требуют безотлагательного решения, а все остальное отложить до следующего
  • Провести совещание, если другого выхода нет, и торжественно пообещать себе, что в следующий раз вы начнете готовить такое мероприятие заблаговременно.

Совет:

Помните, на подготовку следующего совещания вам не потребуется больше времени. Подготовка займет столько же времени, только начинать ее нужно раньше.

Перед проведением очередного совещания сделайте следующее:

  • Попросите людей, располагающих необходимой информацией, заблаговременно предоставить вам соответствующие документы (зачастую это можно сделать на предыдущем совещании).
  • Подготовьте повестку за 7-10 дней до проведения совещания (или за три дня в случае еженедельных совещаний), заранее отведите на это время в своем графике. При проведении регулярных совещаний подготовку повестки можно запланировать сразу до конца года.
  • Разошлите повестку со всей сопровождающей документацией как можно раньше. Не забывайте, у большинства ваших коллег график работы крайне напряженный.

Материалы по теме:

СОВЕЩАНИЕ: ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

КОГО ПРИГЛАШАТЬ НА СОВЕЩАНИЕ

КАК ВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ

ПОДХОД К РАБОТНИКАМ ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЙ

ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

Источник: https://snab365.ru/opredeleniye-tseli-soveshchaniya/

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени.

Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны.

Почему совещания бывают неудачными

Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:

  • Нет четких целей и вопросов, повестка дня неясна. Цели собрания нет вообще или она очень неясная. Например, “обсудить новый проект” не является целью. То же с вопросами для обсуждения на совещаниях. Если они абстрактны, плохо сформулированы, ответов на них не получите.
  • Нет временных рамок. Когда нет четко очерченных временных рамок, совещание “растекается”, может длиться несколько часов, при этом не становясь более результативным.
  • Нет диалога. Если на совещаниях выступает и все время говорит один человек, не прерываясь ни на минуту, не давая высказаться другими, без призыва к конструктивному диалогу, продуктивной работы на собрании не получится.
  • Неадекватное поведение участников. Сотрудники “спят” во время совещания, листают ленту в соцсетях, и вообще каждый занимается чем хочет. Или, наоборот, мешают говорить постоянными ремарками и шуточками. Эффективности так не достичь.
  • Совещание ради совещания. Тот момент, когда рабочая встреча проводится лишь для того, чтобы всех собрать в одном месте, поговорить и разойтись по своим рабочим местам без целей и задач.
  • Не назначаются ответственные. Даже если на совещании были намечены какие-то шаги по решению проблемы, но не назначен ни один ответственный за это, ожидать результата бессмысленно

Это самые распространенные ошибки, избежать которых можно, лишь грамотно подойдя к планированию и организации совещания.

Как подготовиться

Некоторым может показаться, что планировать заранее совещания это лишняя трата времени, можно набросать схематичный план и выступить экспромтом. Как правило, так не получается.

Во время публичного выступления перед сотрудниками, партнерами эмоции берут верх, и если не иметь под рукой плана проведения совещания можно легко сбиться с мысли, и фокус внимания может сместиться в сторону от решения насущной проблемы.

Вот почему стоит заранее планировать проведение совещаний, если хотите получить результат.

С чего начать планирование?

  • Найти, подготовить место проведения и назначить время. Это может быть переговорка, кабинет, опен-спэйс, skype. Заранее стоит оповестить всех участников встречи о месте проведения и времени. Если совещание проходит в онлайн режиме, стоит позаботиться об исправности техники, проверить гарнитуру и наушники. Если в офисе — найдите то место, где вам не помешают посторонние.
  • Продумать и прописать цель собрания. Это важный пункт. От цели будет зависеть ход совещания, его формат и результаты. В зависимости от цели можно выделить несколько форматов деловых встреч:
  • Планерка — ежедневные или еженедельные встречи для постановки конкретных планов и задач на день/неделю, информирование о нововведениях в компании и пр.
  • Оперативка — короткие (5-10 мин) собрания для решения определенной проблемы с людьми, которые имеют непосредственное отношение к ней.
  • Совещания — преследует обычно более глобальную цель. Например, определить путь развития компании, продвижение нового продукта или услуги и пр.
  • Брейнсторминг — проводится для генерации новых идей. Обычно приглашается как можно больше людей.
  • Составить список вопросов. Вопросы должны соответствовать цели, быть конкретными и понятными. Не стоит составлять много вопросов, так может потеряться фокус внимания. Лучше, если вопросы будут адресованы не ко всем сотрудникам, а к конкретному человеку.
  • Визуальные материалы. При запуске нового продукта или каких-либо внутренних изменений в компании лучше подготовить визуальные материалы. Используйте доску, флипчарт, маркеры или презентацию на проекторе, можно распечатать план совещания с целью и вопросами, чтобы сотрудники могли следить за ходом встречи.
  • Установить регламент. Каждый формат совещания должен иметь четкое время начала и конца. К тому же стоит установить ограничения на выступление каждого сотрудника, например, 5 минутами. Это позволит избежать пустых слов и говорить только по сути.
  • Назначьте референта. Обязанность референта фиксировать принятые решения на собрании. В дальнейшем это позволит оценить эффективность встречи.

Зачем вам кроме проектора флипчарт?
Почему флипчарт до сих пор остается эффективным инструментом для презентации и зачем его надо использовать.

Как провести совещание эффективно: рецепт успеха

Правильное планирование (подготовленный список вопросов, четко сформулированная цель) и организация совещания — это первый рецепт успеха. Дальше все будет зависеть от заданного тона и грамотного проведения совещания.

  • Начните собрание с приветствия. Постарайтесь сразу настроить коллектив на рабочий лад и донесите до них важность совещания. Но не затягивайте вступительную речь. Говорите четко, ясно и по делу.
  • Сразу обозначьте повестку дня.
  • Придерживайтесь намеченного плана. Задавайте вопрос по проблеме, конкретному сотруднику, кто отвечает за это.
  • Давайте высказаться другим, а не только отвечать на вопросы. На встречах каждый должен высказаться, так достигается большая продуктивность, коллеги чувствуют себя важными участниками процесса, что их мнение важно руководству.
  • Прерывайте любые попытки внести хаос в совещание. Это могут быть неуместные разговоры, не относящиеся к повестке дня, бессмысленные пререкания и обвинения между коллегами. Особенно часто такое случается, когда никто не готов брать на себя ответственность за какую-то ошибку.
  • Назначайте конкретного человека, кто будет курировать решение проблемы, обсуждаемой на совещании.
  • Решения, принятые на совещании, лучше зафиксировать в письменном виде с указанием ответственного и сроков выполнения.
  • Завершайте собрание на позитивной ноте. На совещаниях часто ведутся горячие споры и заканчивать встречу стоит на положительных эмоциях. Постарайтесь разрядить атмосферу, пошутить и подбодрить сотрудников.

Что в результате

Продуктивное совещание — это когда сотрудники четко понимают, что им делать после его завершения, как решать проблему. А руководство знает – кто за что несет ответственность, и ответы на подготовленные вопросы уже получены.

Каждый участник собрания должен вернуться к работе с положительным впечатлением, бодрым настроем и пониманием поставленных задач. Тогда, совещание можно считать результативным.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/provodim-sovescanie-pravilno-recept-uspeha-5c1bb0f684c6d000abae0a79

12 Простых шагов для планирования Эффективные встречи 2020

Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Если вы похожи на большинство людей, которых я знаю, мысль о том, чтобы провести день на спинных встречах, вызывает чувство страха. Встречи могут быть скучными, часто ненужными и определенно требуют времени от работы. Но встречи могут быть очень эффективными и результативными, если они планируются правильно.

Вам действительно нужна встреча?

Сначала решите, действительно ли необходимо планирование встречи.

Зачастую мы считаем, что официальное собрание является наилучшим способом обмена информацией или обсуждения темы. Но если ваши новости могут быть доставлены по электронной почте или по телефону, или просто путем сплочения нескольких человек в вашем офисе в течение 15 минут, пропустите официальное собрание.

Пригласите людей, которые действительно должны быть там

Когда-либо приглашали на собрание и задавались вопросом – на полпути – почему вы там? Не тратьте время на людей, пригласив их на собрание, которое им не нужно посещать.

Это не будет эффективной встречей.

Должен ли кто-нибудь из бухгалтерского учета присутствовать на собрании, чтобы ответить на вопросы бюджета? Затем пригласите одного человека из бухгалтерии, который подходит для этой задачи.

Если коллега или руководитель должен быть проинформирован о том, что обсуждалось на собрании, вам не нужно приглашать их на фактическое собрание. Просто подготовьте резюме собрания и отправьте его им позже. Они оценят экономию времени и у вас есть уверенность в том, что, поскольку вы пишете информацию в письменной форме, они полностью информированы о дискуссиях.

Отправить напоминания о встрече

Жизнь занята, и календари быстро становятся забронированными с запланированными мероприятиями. Отправляйте напоминание о встрече на следующий день за два дня до вашей встречи. Это подтвердит тех людей, которые ответили, что они будут присутствовать, а также сообщит вам заранее, если графики изменились, а ключевые участники не смогут назначить запланированное время встречи.

Повестка дня

Чтобы спланировать эффективные встречи, вы должны сначала спланировать то, что будет обсуждаться. Какова цель встречи? Чего вы добиваетесь?

Разработать повестку дня встречи досрочно и распространить ее среди участников. Укажите время начала и включите короткий список тем для рассмотрения. Не увязывайте свою встречу с длинной, чрезмерно подробной повесткой дня. Укажите по именам всех лиц, которые будут отвечать за отчетность в определенной области.

Будьте в курсе ожиданий

Когда вы впервые отправляете уведомление о встрече, будьте ясны относительно ее цели и ваших ожиданий. Будет ли собрание проходить вокруг презентации, и участники должны быть готовы сделать заметки? Или это сеанс мозгового штурма, где ожидается, что участники представят идеи и предложения?

В некоторых корпоративных культурах сотрудники собираются только для прослушивания, а затем возвращаются к своим рабочим пространствам. В других компаниях свободно участвуют сотрудники. В современных совместных рабочих местах взаимодействие и обмен идеями не только приветствуются на встречах; это часто цель самой встречи.

Начать время

Если вы являетесь человеком, который обычно появляется на собраниях вовремя, то вы понимаете, как расстраивает его, когда фактическая встреча не проходит в течение 15 минут, когда люди стекаются в комнату.

То, что неизбежно происходит, идет вперед, все знают, что эти встречи никогда не начинаются вовремя, поэтому все начинают появляться поздно.

Соблюдайте свою встречу. Начните быстро в указанное время начала. Закройте дверь и начните. Эти отставшие быстро получают сообщение о том, что они опаздывают, и они должны сделать только одну ошибку.

Держите его короче и просто

Большинство встреч запланированы на час, когда – во многих случаях – достаточно 30 минут или даже 45 минут. Когда выделяется слишком много времени, обычный результат заключается в том, что время тратится впустую. Люди задерживаются после завершения встречи или слишком долго проводят по данному пункту повестки дня. Держите встречи короткими и точными.

Пребывание в теме

Повестка дня сама по себе не будет эффективно выполнять вашу встречу. Придерживайтесь повестки дня и держите дискуссии от блуждания по касательным.

Обращайтесь к любым вопросам вне темы, заявив, что это тема для другой встречи, она будет рассмотрена в частном порядке или тому подобное. Никто не любит беглую встречу, где цель встречи взяла заднее сиденье в другой разговор.

Возьмите небольшие встречи за пределами конференц-зала

Сидя в том же знакомом конференц-зале, собравшемся вокруг того же знакомого стола, это просто знакомое. Чтобы побудить сотрудников к взаимодействию, творческому мышлению и оживленным дискуссиям, подумайте о встрече вне стандартного конференц-зала.

Рассмотрите возможность встречи за столом за пределами, если позволяют место и погода. Попробуйте собраться в общей зоне с диванами и маленькими столами вместо большого конференц-стола и вращающихся стульев.

Не бойтесь брать другой подход

Если подход к встрече не работает, не бойтесь переключать курс. Например, если сеанс мозгового штурма дает тихую комнату с очень небольшим диалогом, измените направление. Будьте гибкими и обращайте внимание на то, как проходит общее собрание.

Использовать технологию

Планировать использование технологии, чтобы поддерживать участие участников. В современном цифровом мире большинство людей привыкли видеть графику или видео, чтобы поддерживать слова, которые они слышат. Обращайтесь к этому мышлению и включите аудиовизуальные средства при планировании своей встречи.

Компьютеры, спроектированные на больших экранах и презентации Smart Board, которые поощряют взаимодействие, являются долгожданным изменением от стандартных длинных презентаций PowerPoint.

Отправить резюме собрания

В течение дня после собрания вышли краткий обзор того, что обсуждалось. Распространяйте это по электронной почте всем присутствующим, тем, кто не смог присутствовать на собрании, и тем, кто должен быть проинформирован.Также включайте любые элементы действия, указав, кто несет ответственность за каждый элемент, а также за установленную дату.

Источник: https://ru.routestofinance.com/12-simple-steps-for-planning-effective-meetings

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Как сделать встречи и собрания эффективными: планирование, выбор места, определение целей и другие моменты

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: