Как справиться с сотрудниками, которые работают удаленно: выбрать периоды выхода на связь и другие советы

Содержание
  1. Как организовать переход сотрудника на удалённую работу в условиях карантина?
  2. Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?
  3. Как оформить перевод сотрудника на дистанционную работу?
  4. Как контролировать удалённого сотрудника?
  5. Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?
  6. Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего
  7. Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости
  8. Совет 3: доверяй, но проверяй
  9. С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?
  10. Первая проблема: снижение продуктивности
  11. Вторая проблема: беда с коммуникацией
  12. Третья проблема: снижение вовлечённости
  13. Система учета рабочего времени Kickidler
  14. Как помочь своим сотрудникам продуктивно работать удаленно?
  15. 1. Доверяйте своей команде aka выключите «родительский контроль»
  16. 2. Составьте расписание звонков и видеоконференций
  17. 3. Обозначьте простые правила
  18. 4. Помогите сотрудникам с инструментами
  19. 5. Вносите ясность
  20. 6. Снизьте уровень шума
  21. 7. Добавьте человечности
  22. Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство
  23. Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим
  24. Полезные советы при поиске удаленного сотрудника
  25. Ищите подходящих людей
  26. В чем сложность управления удаленными сотрудниками?
  27. В чем сложности для подчиненного?
  28. Как управлять удаленной командой
  29. Будьте на связи
  30. Долой микроменеджмент
  31. «Обрастайте» контактами
  32. Правила дистанционного сотрудничества
  33. Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества
  34. Два дня в офисе, три – на удаленке: как сохранить продуктивность удаленной команды
  35. Что важно учесть при переводе сотрудников на удаленную работу
  36. Кого можно перевести на удаленную работу
  37. Кого точно не получится перевести на удаленку
  38. Как настроить работу сотрудников из дома
  39. Чек-лист, как сохранить продуктивность удаленных сотрудников
  40. Мы составили чек-лист из советов, как правильно организовать удаленную работу для сотрудников:

Как организовать переход сотрудника на удалённую работу в условиях карантина?

Как справиться с сотрудниками, которые работают удаленно: выбрать периоды выхода на связь и другие советы

Перевод сотрудников на удаленную работу – вынужденная, но очень правильная мера в условиях глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного сотрудника в офисе сможет надолго парализовать работу всей компании.

Но даже это ничто по сравнению с угрозой жизни и здоровью людей, особенно тех, чей возраст превышает 45 лет.

Мы знаем о переводе сотрудников в режим home office много и не понаслышке, поскольку уже пять лет помогаем компаниям организовывать контроль удаленных сотрудников. 

Кроме того, за последние две недели к нам обратились около тысячи организаций со всего мира, столкнувшихся с этой задачей, в связи с последними событиями.  

В этой статье мы поделимся накопленными знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу, а также дадим несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.

Примечание: здесь и далее речь пойдёт о сотрудниках, которые работают за компьютером.

Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?

Есть три основных варианта действий:

  1. Сотрудники работают на своих собственных компьютерах. Это удобно, если им не требуется какое-то специфическое программное обеспечение или если это ПО находится в облаке. Менеджеру по продажам, например, для работы достаточно иметь доступ к двум-трём «облачным» базам, бухгалтеру – к серверу 1С;
  2. Вы выдаёте сотрудникам рабочие компьютеры на дом. Это – хороший вариант, если для работы нужен специфический софт или если у работника дома нет компьютера, позволяющего справляться с повседневной нагрузкой. Удобнее всего такая тактика, если у вас работают на ноутбуках, но при длительном сотрудничестве (а карантин может затянуться) перевезти стационарный компьютер – не проблема;
  3. Вы организовываете удалённый доступ к RDP по VPN. Хороший промежуточный вариант: дизайнеру нужен доступ к корпоративному файлохранилищу и мощному компьютеру? Поднимите на его рабочей станции удалённый десктоп, и пусть пользуется.

Учтите, что, если вы предоставляете сотрудникам удалённый доступ к рабочим серверам или станциям, нужно позаботиться о безопасности корпоративных данных.

Особенно это актуально, если вы работаете с персональными данными, которые охраняются законом.

Защищённые каналы подключения, фильтры по IP- и MAC-адресам, двухуровневая авторизация – позаботившись об информационной безопасности на старте «удалёнки», вы страхуете себя от множества проблем в будущем.

Также уделите внимание тому, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и с хорошей скоростью Интернет. Если домашнего Интернета не хватает для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с хорошей скоростью на время работы. За счёт организации, конечно же.

Как оформить перевод сотрудника на дистанционную работу?

Как официально оформить перевод сотрудников на удаленную работу и стоит ли вообще это делать? Стоит. Мы рекомендуем предпринять следующие шаги: 

  • получить от сотрудников заявления о переводе на удаленную работу,
  • сотрудникам подписать дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору,
  • выпустить приказ об изменении режима работы (переходе на дистанционный режим),
  • опционально заключить договор о материальной ответственности за техническое оснащение и оформить акт о передаче техники.

Заявления от сотрудников нужны, потому что в ином случае работодатель обязан предупредить сотрудника за 2 месяца. Какие пункты следует внести в допник полностью зависит от вашей организации и отдела, в котором сотрудники работают, будь то отдел продаж, кадров, маркетинга и т.д.

Как контролировать удалённого сотрудника?

Многочисленные исследования говорят о том, что из дома сотрудники работают даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что при переводе сотрудника на удаленку, его результативность возрастает на 20%. 

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

  1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
  2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
  3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?

Выше мы обсудили техническую сторону перехода на удалённую работу, но что с организацией самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленку, нагрузка на менеджмент возрастает почти в два раза. Мы считаем, что здесь важнее всего следовать трём ключевым советам:

Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм жизни, но у себя дома он живёт так, как привык. Одним людям комфортнее работать ровно с 10 до 18 часов, другие предпочитают делать работу в несколько подходов по часу-полтора, третьи «просыпаются» только в 8 вечера. Мы все разные, и отсюда следует главное правило «удалёнки»:

Если личные привычки сотрудника не мешают делу, не требуйте изменить их

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра и до вечера –  так, как работает большинство компаний.

Но программисты, бухгалтеры, инженеры отнюдь не обязаны придерживаться такого графика, если специфика их труда не требует этого.

Оставьте одну-две планёрки в удобные для всех часы – этого в большинстве случаев достаточно для дистанционного управления командой – а дальше контролируйте не потраченное человеком время, а достигнутые результаты.

Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости

Предлагая сотрудникам удалённую работу, вы автоматически даёте им определённые преимущества. Более гибкий график, более комфортные условия труда, меньше контроля – всё это будет работать только в том случае, если ваш подчинённый действительно заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Ощущая больше свободы, человек быстро привыкает контролировать собственный график, но одновременно с этим он начинает острее реагировать на «самодурство».

Неоправданные (подчёркиваем, неоправданные) изменения условий, постоянное появление форс-мажоров, «забытые» требования, которые надо выполнить вот прямо сейчас – всё это серьёзно бьёт по мотивации удалённого сотрудника, а с ним и по его работоспособности.

Постарайтесь воспринимать «удалёнщика» не столько как подчинённого, сколько как подрядчика или партнёра. Разъясните ему задачу и KPI, а дальше покажите, что вы доверяете его умению решать деловые вопросы, но…

Совет 3: доверяй, но проверяй

Мотивация, доверие – всё это важно, но учёт рабочего времени удалённых сотрудников всё-таки нужен. Хотя бы для того, чтобы видеть, кто и насколько хорошо справляется с поставленными задачами.

Простой пример: у вас есть некий программист, Иван Иванов, который выполняет свою работу. Он вовремя заливает код, не отстаёт от графика, всё прекрасно… вот только Иван тратит на решение рабочих задач по 12-13 часов ежедневно, и это вместо запланированных 6-8.

Такими темпами ваш сотрудник выгорит за месяц-два, придётся искать замену – лишние хлопоты и лишние расходы.

Проблема с удалённым сотрудником заключается в том, что вы не видите, как именно он работает. В офисе лидер команды заметил бы, что Иван не справляется вовремя, и понял бы, что его нужно перевести на другую, более близкую к его навыкам задачу. Удалённо… удалённо тоже можно это заметить!

Для этой цели используются менеджеры собственного рабочего времени, которые помогают отсчитывать количество потраченных на ту или иную задачу часов.

У нас такой инструмент называется «Автокик», он входит в функционал Kickidler.

Модуль отслеживает активность за компьютером и автоматически формирует отчёты, помогая держать руку на пульсе – он полезен как для руководителя, так и для самого сотрудника.

С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?

Выше мы рассказали, как организовать удалённую работу, а теперь поговорим о проблемах, с которыми вы, скорее всего, столкнётесь. Основных из них всего три:

Первая проблема: снижение продуктивности

Выше мы говорили о том, какие плюсы даёт «удалёнка» сотруднику: индивидуальный график, комфортные условия труда – это всё здорово, но… к сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях самостоятельной работы быстро расхолаживаются. Далеко не все привыкли к самоконтролю: если человек всю жизнь работал в офисе, под надзором начальника и в окружении коллег, то дома он автоматически будет менее продуктивен.

Решение одно: не ослабляйте контроль. Ваш персонал должен чувствовать, что дома он находится или в офисе, работа есть работа.

Проверяйте KPI каждого сотрудника, сразу же разбирайтесь в причинах любых задержек или ошибок, держите руку на пульсе.

Видите в Kickidler, что у менеджера обед затянулся на несколько часов? Позвоните ему, спросите, что случилось и почему не ведётся работа? Два-три таких звонка, и человек исправится.

По-хорошему, после перехода на удалённую работу контроль должен стать более жёстким, чем он был в офисе – как минимум, в первое время. Именно поэтому мы рекомендуем использовать модули учёта рабочего времени: если ваши люди знают, что вы следите за каждым их рабочим днём, им становится гораздо проще преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на деле.

Вторая проблема: беда с коммуникацией

Даже в условиях офиса взаимодействие между отдельными сотрудниками часто становится проблемой, а уж совещания между отделами… вы и сами знаете, насколько тяжело их назначать, чтобы всем было удобно.

С «удалёнкой» же самые простые переписки между отдельными командами могут затягиваться на недели.

Чтобы избежать подобных проблем, составьте подробное описание всех норм, сформулируйте расписание и жёстко следите за тем, чтобы все сотрудники его придерживались. Пример на неделю:

  • Каждый день в 13:00 жду всех на планёрку по видеоконференцсвязи;
  • К среде, к 18 часам в репозиторий должны быть залиты все материалы по проекту А;
  • В четверг, в 14 часов, отчитываемся по проекту Б, должна быть готова презентация;
  • Ответ на электронные письма, отправленные в интервале с 10 утра до 18 вечера, жду в течение часа, не более.

Чем более прозрачно и понятно будут сформулированы все ваши требования, тем проще будет управлять удалённой командой. Конечно, выбирать какое-то время для общих мероприятий всё равно нужно с учётом режима работы участников, но уже после выбора никаких обсуждений: есть планёрка? Все приходят.

Третья проблема: снижение вовлечённости

Работая дома, наедине с компьютером, человек быстро теряет связь с командой. Особенно это актуально для людей, привыкших активно взаимодействовать с коллегами: общаться, генерировать идеи, креативить. Они, находясь в вынужденной изоляции, быстро теряют тонус и начинают хандрить. 

Чтобы этого не произошло, необходимо поддерживать внутрикорпоративное общение:

  • Голосовые звонки;
  • конференции;
  • Общие чаты со смайлами, стикерами и т. п. инструментами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек – где бы он ни находился – является частью вашей компании, важным членом команды. Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь на связи с ними, и проблемы с удалёнными сотрудниками обойдут вас стороной!

Система учета рабочего времени Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/info/kak-organizovat-perexod-sotrudnika-na-udalyonnuyu-rabotu-v-usloviyax-karantina.html

Как помочь своим сотрудникам продуктивно работать удаленно?

Как справиться с сотрудниками, которые работают удаленно: выбрать периоды выхода на связь и другие советы

Переход на удаленную работу скажется совсем незначительно на процессах компании, если прежде, еще в офисе, все было организовано по уму. Так что вынужденный карантин — отличная проверка своих менеджерских качеств и эффективности установленных в компании правил.

Офис прощает плохой менеджмент, а удалёнка — нет. Именно поэтому я считаю: удалёнка лучше, она выпрямляет руки. Ты не можешь быть плохим менеджером и работать с сотрудниками на удалёнке: тебе придется стать хорошим, или у тебя будут плохие результаты.

Многие компании практикующие управление удаленными командами уже дали свои пошаговые рекомендации, как внедрить удаленную работу, если вы еще недавно о таком даже не помышляли. Мы же хотим посмотреть на ситуацию чуть под другим углом и рассказать как позаботиться о своих сотрудниках, как помочь им стать удаленными, но остаться продуктивными без стресса и чувства вины.

Эпоха «выжми из сотрудника всё» осталась позади, сейчас хоть сколько-нибудь прогрессивные лидеры стараются заботиться о сотрудниках, не допускать их перегрузки и выгорания, минимизировать текучку кадров и способствовать тем самым положительному имиджу компании. Но вряд ли кто-то задумывался, как продолжить заниматься тем же самым в условиях удаленной работы и не свести все прежние усилия к нулю. На этот счет у нас есть несколько рекомендаций:

1. Доверяйте своей команде aka выключите «родительский контроль»

Это не значит, что нужно уйти в тень и предоставить сотрудников самим себе. Но будет большой ошибкой ударяться в микроменеджмент, контролировать, что делает специалист в каждый момент времени. А у руководителей, которые привыкли окидывать свои владения взглядом, видеть людей в офисе, есть такой риск.

Есть вероятность, что вы уже разузнали про сервисы тайм-трекинга и о том, что некоторые заставляют специалистов работать с включенной веб-камерой, но, поверьте, это довольно унизительная практика, не имеющая ничего общего с мотивацией и продуктивностью.

Удаленная работа — это тот формат, при котором облупляется весь корпоративно-декоративный слой, и фокус смещается с процесса, физического присутствия, количества часов на то, что действительно важно, — на результат.

Куда проще сказать людям, что не будешь их контролировать вообще. Работайте как хотите и когда хотите, никаких сорока часов в неделю, только вот это окно, когда вы обязаны быть в онлайне, а если вы не в онлайне — нужно объяснить, почему. И всё. А дальше смотрим на результаты.

Если в компании преобладает контроль над сотрудниками, а не над результатом, то в офисе или на удаленке, сотрудники приспосабливаются выглядеть продуктивными и занятыми (и вы сами их к этому побуждаете).

Все мы понимаем, что гораздо важнее не то, что N раньше всех пришел, позже всех ушел, реже зависал на кухне и вообще носит рубашку и галстук, а то, что он при этом сделал для компании.

Но зачастую именно внешние атрибуты перетягивают на себя внимание в офлайн-командах.

Сосредоточьтесь на распределении задач, грамотной их постановке, сроках, тогда всё кроме результатов перестанет быть важным. И напоминайте себе: эти люди оказались в вашей компании не случайно, а значит заслуживают уважения, а не режима «родительский контроль».

2. Составьте расписание звонков и видеоконференций

Будет правильно с самого начала обозначить, что теперь ваши планерки и встречи будут проходить в такие промежутки времени и с такой регулярностью. Мы не знаем, как было заведено в вашей компании прежде, но ежедневные утренние стендапы и еженедельные подведения итогов — хорошая практика.

Если требуется дополнительная к регулярным встреча, не стоит просто кидать ссылку на конференцию. Ваши сотрудники оценят, если вы обозначите вопрос, который нужно решить, и отправите приглашение на встречу за час до ее начала.

Во-первых, так обсуждение проблемы пройдет продуктивнее, поскольку все придут на встречу с какими-то соображениями, а не в растерянности, а во-вторых, так сотрудники смогут закончить некоторый кусок работы, то, чем занимались, а не выходить из состояния сосредоточенности по первому свистку.

3. Обозначьте простые правила

Чтобы и вам, и вашей команде было спокойнее, сразу обозначьте, что новые условия работы требуют некоторых новых правил.

В рабочее время отвечать на сообщения в чатах в течение часа

Незачем делать сиюминутный ответ нормой. Во-первых, редкая задача не может подождать часа. Во-вторых, асинхронные коммуникации, а не постоянные отвлечения способствуют глубокой работе.

Сотрудник может ответить на адресованный ему вопрос в перерыве за чаем или между своими основными задачами.

В противном случае есть риск, что показателем активной, самоотверженной работы станут постоянные переписки, рабочие сообщения глубокой ночью и ранним утром, а такое поощрять не имеет смысла.

Не писать в рабочие чаты в нерабочее время

В удаленных командах есть большой риск переработки, а не отлынивания, чего так опасаются руководители. На самом деле отлынивание легко пресекается, а вот переработка и выгорание — это риск потерять важного сотрудника. Потому позаботьтесь о том, чтобы рабочий день у вашей команды заканчивался и объясните, что вы ждете не героизма, а планомерной продуктивной работы.

Включать видео по умолчанию

На самом деле в наших интервью СТО удаленных команд придерживаются разных позиций, и не все требуют включения видео. Мы согласны, что в целом передача информации голосом — достаточна, а видео — бонус.

Но для адаптационного периода мы рекомендуем всё же сделать это правилом.

Не ради того, чтобы общение не теряло своей невербальной составляющей, а потому что дэйли митинги с видео-связью здорово дисциплинируют.

Для этого потребуется как минимум встать заранее, привести себя в порядок, сесть за рабочее место, позаботиться о приличном фоне, а все это уже настроит на работу и даст хороший старт.

Иначе рано или поздно возникнет соблазн подключиться ко встрече, лежа в кровати или за завтраком.

А это расслабляет, задачи сдвигаются, рабочий день удлиняется и в итоге, вместо плюсов и свобод удаленной работы, сотрудники будут накапливать усталость.

Обеспечить себе стабильный интернет и хорошее качество звука

Стендапы затягиваются и портят настроение, если кого-то из участников приходится переспрашивать по несколько раз. Качество связи — это необходимый минимум. Почти любой домашний интернет и наушники в состоянии его удовлетворить.

А тем, у кого есть проблемы с шумом, как сосед воспользовавшийся карантином для ремонта или маленькие дети, посоветуйте приложение Krisp.

Krisp использует технологию машинного обучения, чтобы удалять посторонние звуки из аудио- и видеотрансляций, и поддерживает Zoom, Hangouts, Skype, Slack и др.

В каналах рабочей связи использовать настоящие аватарки и имена

Неважно, используете вы в своей небольшой команде Телеграм-чаты или подошли ответственнее и завели Slack, в рабочих коммуникациях всё должно быть просто и прозрачно, чтобы никому не приходилось гадать, какой из котиков на аватарке тот самый коллега, нужный сейчас.

4. Помогите сотрудникам с инструментами

Возможно, до сих пор не все ваши сотрудники пользовались облачными хранилищами, Zoom, Slack, Google-календарем и Google-документами.

Будет лучше, если вы выберете минимальный инструментарий и потратите немного времени, чтобы объяснить всем, как этим добром пользоваться, что чаты не стоит смешивать и для нерабочего есть отдельный канал, что календарь теперь обязательный инструмент, а необходимые встречи с повесткой и всех участников лучше добавлять туда заранее, чтобы не случалось накладок.

Если хотите пойти дальше, то для совместной работы и мозговых штурмов лучше не делиться экраном, а воспользоваться такими сервисами онлайн-досками, как Figma или Miro. К тому же по итогу можно будет легко поделиться результатами с командой, чего не скажешь о маркерной доске в офисе.

5. Вносите ясность

Это основная ваша функция как руководителя. Следите, чтобы задачи были понятны и каждый сотрудник знал, что и когда от него ждут. Только так можно избежать потерянности и фрустрации при работе из дома.

Если вы организовали созвон для обсуждения проблемы, позаботьтесь о том, чтобы по его итогу, каждый знал, что делать теперь, к какому выводу все пришли. Критически важно документировать результаты всех встреч и обсуждений и делиться ими.

Для этого можно записывать решения самому или назначать на эту роль кого-то из участников. Так, по окончании встречи у всех перед глазами будет план действий, а не эмоция «Ага, а что дальше?» и неловкость уточнять, что же нужно именно от него.

6. Снизьте уровень шума

Чтобы эксперимент удаленной работы оказался успешным позаботьтесь о том, чтобы ваши сотрудники имели возможность погрузиться в работу, а не отвлекались на несмолкаемые пуш-уведомления и бесконечные, затягивающиеся обсуждения.

Для этого разделите чаты, чтобы пуши приходили только тем, кого они касаются, не собирайте на встречи всех подряд, за компанию, а только тех, кто по-настоящему нужен для обсуждения вопроса.

Следите за таймингом и старайтесь укладываться во времени отведенном на встречу, а вместо того, чтобы ее растягивать, лучше назначить дополнительную, тогда у всех будет время всё обдумать к следующему разу.

7. Добавьте человечности

Работа — это прежде всего выполнение задач и достижение целей. Но люди привыкли общаться с коллегами не только о работе, за обедом или у кофемашины они успевают поинтересоваться и жизнью друг друга, и этого лишать их ни в коем случае не стоит.

То, что в офисе принято ограничивать, на удалёнке следует поощрять. Вы не извлечете никакого бонуса к продуктивности, если сотрудники не будут иметь возможности обменяться новостями или впечатлениями о просмотренном фильме.

Заведите отдельный чат для общения, интересуйтесь своими коллегами, их настроением, пусть в начале каждого командного созвона будут 5 минут «про жизнь», шутки и мемы. Не забывайте хвалить своих сотрудников, в офисе это происходит часто само собой, а работая удаленно, легко об этом забыть, но поделиться результатами, подбодрить, рассказать остальным об успехе одного — это важно.

Еще крайне важно делиться тем, чем занимаетесь вы сами, какие встречи провели, к каким выводам пришли, что планируете сделать в ближайшее время. Общение с командой должно быть диалогом, а не допросом.

Мы настоятельно рекомендуем завести традицию face-to-face — созвонов с каждым сотрудником один на один (более подробные рекомендации советуем прочитать в блоге Miro).

Так можно наверняка узнать, что сотрудника не устраивает в процессах, выслушать критику или переживания. Такие встречи, в зависимости от количества членов команды, можно проводить, скажем раз в две недели.

Вы точно оцените тот эффект, который дает эта практика и наверняка перенесете ее в офис, когда карантин закончится.

Не пытайся руководить офисной командой, если не умеешь управлять удалённой.

Кризисные ситуации — это отличный шанс задуматься не о доверии клиента к компании, а о вашем — к команде и команды к вам.

Эпидемии проходят, а навыки адаптации к изменяющимся условиям, новые и зачастую более эффективные методы работы остаются с вами. Мы точно знаем, что удаленные команды куют лучших менеджеров, и советуем взять от сложившихся условий максимум пользы.

Сейчас есть множество ресурсов, воспользовавшись которыми можно ответить на все свои вопросы и побороть растерянность. Мы советуем:

Библию удаленной работы «Remote: офис не обязателен»

Свои вебинары по срочному внедрению удаленной работы уже провели Билайн, 1С-Битрикс, но каждый день другие компании объявляют о своих мероприятиях. Из грядущих событий можно посетить:

Воспользуйтесь возможностью задать свои вопросы руководителям и специалистам, давно практикующим удаленную работу, и главное — не хандрите :)

«…Письмо твое от 19-го крепко меня опечалило. Опять хандришь. Эй, смотри: хандра хуже холеры, одна убивает только тело, другая убивает душу.

Вздор, душа моя; не хандри — холера на днях пройдет, были бы мы живы, будем когда-нибудь и веселы…»

Источник: https://vc.ru/s/company-6nomads/113400-kak-pomoch-svoim-sotrudnikam-produktivno-rabotat-udalenno

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Как справиться с сотрудниками, которые работают удаленно: выбрать периоды выхода на связь и другие советы

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная.

Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль.

Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона.

Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда.

 Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

  • Бухгалтерия
  • Обслуживание клиентов
  • Маркетинг и реклама
  • Разработка и сопровождение веб-сайта
  • Графическое редактирование
  • Ввод данных
  • Написание контента
  • Дизайн продукта
  • Управление поставками
  • Расчет заработной платы
  • Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет!Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

  Удаленная работа. 10 главных преимуществ

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

  • Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
  • Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
  • Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
  • Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
  • Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

  • Релевантный опыт
  • Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

  1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
  2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
  3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
  4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
  5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

  Как перейти на удаленную работу через интернет

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

  1. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег.

Например, когда офис уже закрыт.

Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей.

Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам.

Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.  

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

  1. Как и когда отвечать на электронные письма?
  2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
  3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

  1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
  2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

  • Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

  • Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

  • Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Источник: https://philpher.com/udalennaya-rabota/kak-uspeshno-upravlyat-udalennymi-sotrudnikami-poshagovoe-rukovodstvo/

Два дня в офисе, три – на удаленке: как сохранить продуктивность удаленной команды

Как справиться с сотрудниками, которые работают удаленно: выбрать периоды выхода на связь и другие советы

Во время изоляции и на первое время после нее многим компаниям пришлось попросить сотрудников работать дистанционно. Менеджеры по продажам, ассистенты и бухгалтеры почти за одну ночь стали удаленным работниками. Как переговоры и общение, так и совещания с отчетами перетекли в онлайн. 

Мы уже привыкли через интернет разговаривать друг с другом, оплачивать счета или записываться к врачу, но совсем другое дело – контролировать работу менеджеров, дизайнеров или программистов вне офиса так, чтобы никто не «выпадал» из рабочего процесса, все оставались на связи и продолжали эффективно трудиться. Для этого нужны хороший интернет и надежная телефонная связь, а также вовлеченность сотрудников.

В этой статье вместе со специалистами компании «Телфин» рассказываем, как распределить обязанности между теми, кто остался в офисе, и удаленными сотрудниками, а также наладить хорошую связь и помочь им оставаться продуктивными.

Что важно учесть при переводе сотрудников на удаленную работу

Руководители должны понимать, что переводить сотрудников на дистанционную работу можно только с их личного согласия – для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Если работник против перехода на удаленку, заставить его нельзя.  

Обязанности и рабочее время сотрудника остаются такими же, поэтому он должен организовать себе полноценное рабочее место, надежную связь с коллегами по интернету и телефону и подключение к CRM-системе.

Менеджеры по продажам, ассистенты и бухгалтеры почти за одну ночь стали удаленным работниками.

Кого можно перевести на удаленную работу

Полноценно работать на удаленке без потери эффективности могут специалисты колл-центра, секретари и менеджеры отдела продаж, которые занимаются общением с клиентами, работой с документами и отправкой отчетов или презентаций.

Дизайнеры сайтов или SMM-специалисты также могут выполнять свои обязанности удаленно.

Им нужно в течение дня ставить задачи по написанию постов, дизайну баннеров или проработке элементов сайта, а ближе к вечеру или на утреннем созвоне обсуждать результаты работы. 

Перевести на удаленку можно и ответственных людей, которые умеют четко следовать поставленным задачам, например, юриста или директора по персоналу. Еще на дистанционной работе хорошо чувствуют себя сотрудники, которые до этого какую-то часть задач уже выполняли из дома. Например, программисты, закупщики товаров и копирайтеры.  

Если человек в офисе показал себя ответственным, вероятнее всего, он так же четко будет выполнять задачи, поставленные удаленно

Кого точно не получится перевести на удаленку

Если менеджеров среднего звена еще можно переводить на внеофисную работу, то начальника отдела продаж, директора по маркетингу или исполнительного директора компании точно не стоит. Это может привести к проблемам с управлением сотрудниками, сложностям в ведении переговоров и сокращению прибыли. 

Как настроить работу сотрудников из дома

Чтобы компании работали удаленно так же эффективно, как в офисе, есть множество специальных сервисов и программ. Одни фиксируют рабочее время, другие – выполненные задачи. 

Сотрудники могут работать через удаленный рабочий стол: подключаться с личного компьютера к общему серверу и выполнять задачи в единой системе со всеми документами и доступами. Такая система называется CRM.

На внутреннем портале компании могут лежать папки с документами, фото, видео и отчеты. Всегда видно, с чем какой сотрудник работает.

К такой CRM-системе можно подключить и сервис интеграции виртуальной телефонной станции

Сотрудники могут работать через удаленный рабочий стол

Если поступает входящий звонок от клиента, она тут же соединяет его с нужным менеджером, например, по продажам запчастей или сервисных услуг. Не нужно заставлять человека ждать, пока секретарь примет звонок, а потом вручную переведет на специалиста. К тому же вы точно успеете ответить на все звонки и не упустите потенциального покупателя. 

Виртуальная АТС заранее знает, кто чем занимается, и сразу переключает на нужного человека, даже если он работает из дома, или находится у себя на даче. К тому же она автоматически сохраняет все контакты в клиентскую базу и помогает составлять расписание и нагрузку для операторов на день.

Если нужно организовать общее совещание, для качественной связи без обрывов, а также хорошего звука и видео воспользуйтесь сервисом для видеоконференций от «Телфин».

С ним работа будет удобной, почти как в офисе, независимо от того, как далеко друг от друга находятся сотрудники.

По времени и числу участников нет никаких ограничений, и при этом на сайте можно даже не регистрироваться.

По времени и числу участников нет никаких ограничений

А если у работников свободный график, и они выполняют свои задачи за день или два, стоит воспользоваться сервисом по организации виртуального офисасо всеми сотрудниками, чтобы никто из них потерялся. С одной стороны, они будут видеть друг друга в онлайне, а с другой, у них перед глазами будет пул задач, которые нужно выполнить, поэтому заниматься вместо работы чем-то другим не получится.

Чек-лист, как сохранить продуктивность удаленных сотрудников

На удаленке сотрудникам не нужно вставать по будильнику и толкаться в переполненном транспорте, а при легкой простуде можно не брать больничный и спокойно работать, не чихая в офисе на коллег.

Руководитель экономит на аренде помещения, не ходит и не следит за перекурами и работой каждого. При этом снижаются затраты на обеды, канцелярию и электричество, а при интеграции всех отчетов удаленных сотрудников с CRM понятно, как выполняются задачи.

Мы составили чек-лист из советов, как правильно организовать удаленную работу для сотрудников:

  • Создайте виртуальный офис, чтобы объединить удаленных и офисных сотрудников в едином виртуальном пространстве. Все работники будут видеть свои задачи и нагрузку коллег, смогут написать друг другу или позвонить и обсудить рабочие процессы.
  • Подключите видеосвязь, по которой сотрудники смогут общаться друг с другом, улаживать сложные вопросы и не чувствовать себя оторванными от коллектива. 
  • Установите виртуальную АТС, с которой звонки доходят до нужных сотрудников автоматически, а все данные по ним поступают в клиентскую базу.
  • Создайте в Excel календарь задач по отделам. Следите за их выполнением при помощи виртуальной АТС и CRM, чтобы контролировать продуктивность сотрудников, выполнение плана продаж или переговоры по сделке. 

Если хотите сэкономить на аренде и сократить затраты на сотрудников, задумайтесь об организации удаленной работы.

Простые и эффективные решения вы найдете на сайте компании «Телфин», которая предлагает сервисы для простого и быстрого создания полноценного виртуального офиса >>>

Источник: https://zen.yandex.ru/media/telphin/dva-dnia-v-ofise-tri--na-udalenke-kak-sohranit-produktivnost-udalennoi-komandy-5ef974eb2dcd1a48040777c1

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: