Работа с ККМ – что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате

Содержание
  1. Касса ККМ: все, что нужно знать
  2. Особенности новой кассы ККМ
  3. Характеристики ККМ
  4. Кто может стать кассиром ККМ
  5. Документация для кассира ККМ
  6. Наказания за неправильные действия кассира ККМ или неправильную работу аппарата
  7. Ккм – подготовка устройства к работе, правила работы с ним
  8. Модели ККМ
  9. Правила работы
  10. Начало
  11. В процессе работы
  12. По окончании рабочей смены
  13. При расчете за товар
  14. Итоги
  15. Процесс организации работы на кассовом аппарате
  16. Проверке даты ККТ
  17. Открытие смены на кассовом аппарате
  18. Авансовая система
  19. Отключение электричества (света) при работе на кассе
  20. Выбивается неправильная сумма на чеке
  21. Возврат товара через кассу
  22. Завершение рабочего дня на кассовом аппарате
  23. Как работать с кассовым аппаратом пошаговые действия: как включить и пользоваться онлайн-кассой, подробная инструкция
  24. Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия
  25. Как включить кассовый аппарат
  26. Настройка кассового аппарата
  27. Защита кассового устройства
  28. Инструкция по кассе
  29. Как установить дату на кассовом аппарате
  30. Как разблокировать кассовый аппарат

Касса ККМ: все, что нужно знать

Работа с ККМ - что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате

В соответствии с новым законом 54-ФЗ предприниматели устанавливают новые ККМ — контрольно-кассовые машины. Об особенностях установки новой онлайн техники, требованиях государства и необходимых документах для кассира ККМ читайте в нашей статье.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Особенности новой кассы ККМ

После принятия закона различные производители начали выпуск новых онлайн-касс. От старых экземпляров такие аппараты отличаются по следующим признакам:

  • Вместо «электронной контрольной ленты защищенной» (ЭКЛЗ) устанавливают фискальный накопитель (далее ФН) — специальный чип для отправки информации о продажах в налоговую инспекцию. Накопитель меняется раз в 13, 15 или 36 месяцев, в зависимости от выбранной модели и производителя.
  • Кассовый аппарат обеспечен бесперебойным выходом в интернет. В соответствии с принятыми требованиями, касса должна подключаться к сети и в режиме онлайн отправлять информацию о расчетах. Модели онлайн-касс подключаются с помощью различных интерфейсов: Wi-Fi, мобильного интернета или кабеля.
  • Также касса теперь формирует электронные версии чеков, которые можно отправить на мобильный телефон или электронную почту по желанию покупателя.
  • Взаимодействие с Федеральной налоговой службой (ФНС) теперь обеспечивает оператор фискальных данных (ОФД) — компания-посредник, который проверяет корректность сведений о продажах и передает их в инспекцию.
  • Соответствует физическим и техническим характеристикам, указанным в законе: имеет заводской номер, встроенные часы реального времени, соответствующее ПО и прочее.

С развернутыми требованиями к аппаратам можно ознакомиться в ст.4. 54-ФЗ. Все модели ККМ, подходящие под новые правила, представлены в специальном списке, разработанном ФНС. Его можно скачать на официальном сайте или проверить приобретенную кассу ККМ с помощью электронного сервиса «Проверка ККТ». Такие же перечни есть для ОФД и ФН (также можно проверить на сайте через сервис «Проверка ФН»).

Характеристики ККМ

Покупая ККМ, предпринимателю рекомендуется акцентировать внимание на таких характеристиках аппарата, как:

  • Пропускная способность — сколько чеков в минуту печатает касса. Также данный параметр характеризует скорость печати, которая измеряется в мм/сек.
  • Возможность переноса кассы — необходимая характеристика для курьеров, кейтеринга. Некоторые модели предоставляют возможность работать автономно (без подключения к электросети) до 72 часов.
  • Интерфейсы для подключения дополнительного оборудования и подсоединения к интернету. Это могут быть интерфейсы USB, RS232 и другие для взаимодействия с весами, сканерами штрихкодов и прочей периферийной техникой. Для подключения к сети используют модуль Wi-Fi (для некоторых моделей нужно покупать отдельно), мобильный интернет, Ethernet.
  • Параметры печати — какая чековая лента используется (из термобумаги или офсетной, ширина ленты в мм), способ замены ленты и прочее.
  • Возможности программного обеспечения. Некоторые компании привыкли работать с определенными товароучетными системами (например, с 1С). Производители и разработчики ПО обеспечивают синхронизацию с базами данных, а также предлагают продукты для удобной работы и возможности маркетинговых исследований.
  • Дизайн и габариты корпуса. Предприниматель может выбрать как готовое место кассира ККМ, так и компактную мобильную кассу для курьерской службы или выездной торговли различных расцветок и размеров.

Также предпринимателю стоит обратить внимание на сроки перехода на кассовую технику. В зависимости от системы налогообложения и типа бизнеса, ИП и юрлица переходят на новые кассы в различное время (некоторым предоставлена отсрочка до 2019 года, другие освобождены от использования касс совсем). Подробнее о сроках можно прочитать здесь.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Кто может стать кассиром ККМ

Одним из необходимых реквизитов чека нового образца является ФИО кассира ККМ. При работе с кассовым аппаратом продавец должен соответствовать следующим требованиям, для исключения санкций от налоговой инспекции:

  1. С кассиром ККМ заключают договор о полной материальной ответственности. Подобное соглашение можно заключить только с человеком старше 18 лет. Обычно данный документ подписывается на стадии заключения трудового договора. Если такого соглашения нет, сотрудник, при возникновении неприятных инцидентов, несет только ограниченную ответственность и компенсация ущерба не может быть больше среднего значения месячной заработной платы сотрудника. Однако, законодательством учитываются случаи полной материальной ответственности, даже если договора нет, например, порча кассы в состоянии алкогольного опьянения (подробное описание представлено в статье 243 ТК РФ).
  2. Кассир ККМ ознакомился с инструкцией по эксплуатации конкретной ККМ. К каждой модели, как правило, приложена соответствующая документация — инструкция для кассира, руководство по использованию и прочее. Продавцу нужно ознакомиться со всеми прилагающимися документами во избежание неправильной работы аппарата и последующего наказания (подробнее про административную ответственность читайте ниже).
  3. Кассир ККМ ознакомился с требованиями законодательства, в частности, со статьей 4.3 54-ФЗ.

В данной статье прописаны правила и условия применения техники. К примеру, кассир при открытии и закрытии смены должен формировать соответствующие отчеты, а также уметь формировать чек коррекции при возникновении непредвиденных инцидентов (например, когда расчет был произведен без использования кассового аппарата).

Таким образом, при соблюдении всех вышеперечисленных условий предприниматель может допустить продавца к работе с новой техникой.

Переходите на онлайн-кассу? Подберем ККМ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Документация для кассира ККМ

Новые требования коснулись не только кассовых аппаратов, но и прилагающихся документов. После принятия закона были упразднены формы с КМ-1 до КМ-9. Теперь данные документы формируются аппаратом автоматически.

Одной из таких форм является журнал кассира-операциониста — он отменен и заполняется только по желанию предпринимателя.

Исключение составляет книга учета доходов и расходов — ее вести обязательно (те, кто использует ККМ, могут заполнять документ в конце смены).

Тоже самое касается кассовой книги, приходного и расходного ордеров — ИП оформляют их только по своему усмотрению (однако, юрлица ведут книгу и заполняют ордера в обязательном порядке). Также индивидуальные предприниматели (только малый бизнес) могут не использовать лимит кассы, при документально подтвержденном отказе.

Если ИП решил вести кассовую книгу для облегчения ведения внутреннего учета, алгоритм действий кассира ККМ такой:

  1. В конце смены продавец подсчитывает итог и указывает остаток в кассе, сверяет его с лимитом.
  2. Далее кассир отдает отчет и ордера бухгалтеру.
  3. Бухгалтер проверяет информацию и ставит подпись в кассовой книге.

Иногда кассовая книга ведется в электронной версии. Тогда записи распечатываются и заверяются подписью бухгалтера и кассира или подписываются посредством ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Наказания за неправильные действия кассира ККМ или неправильную работу аппарата

Налоговая инспекция может оштрафовать предпринимателя в различных случаях — иногда это происходит по вине кассира ККМ. Ответственность может наступить при следующих инцидентах:

  1. Торговая точка работает без кассового аппарата по истечению даты перехода для соответствующего типа бизнеса.
  2. В аппарате нет фискального накопителя (касса старого образца).
  3. Были сделаны ошибки при регистрации ККМ или касса не зарегистрирована совсем. О правильном порядке постановки аппарата на учет мы писали здесь.
  4. Касса работает не по месту регистрации.
  5. Используемый аппарат не включен в перечень разрешенной к применению техники.
  6. Касса не подключена к интернету.
  7. Кассир использует кассу ККМ нового образца, но не печатает чеки или не предоставляет бумажный вариант чека клиенту.
  8. Кассир не отправляет электронный вариант чека покупателю по его просьбе.

За каждое действие предусмотрено предупреждение или штраф. В случаях работы без кассы или действиях, приравненных к работе без аппарата (пункты 2-5) предусмотрено наказание в размере 25 %-50 % от суммы, вырученной в период неприменения аппарата (но не менее 10 тыс. руб).

Повторное нарушение влечет за собой приостановление деятельности на срок до 90 дней (если оборот составил более 1 млн руб). За остальные действия предусмотрены предупреждения или штрафы в виде фиксированных сумм. Подробнее о последствиях нарушений мы писали в этой статье.

Зарегистрируем и подключим кассу за 1 день!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kassa-kkm-vse-chto-nuzhno-znat/

Ккм – подготовка устройства к работе, правила работы с ним

Работа с ККМ - что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате

ККМ — контрольно-кассовая машина, именуемая в документации как контрольно-кассовая техника. Предназначена для фиксации на бумажном носителе операции замены услуги и продукции на полученные денежные средства.

В деятельности любой торговой точки она незаменима. Кроме того, ее используют органы контроля для проверки деятельности предпринимателей.

Для этого составляются отчетные документы для проведения анализа работы торговой точки соответствующими инстанциями.

Модели ККМ

Существует различные модели ККМ, применяемые в разных условиях эксплуатации:

— автономные (работающие самостоятельно), имеющие множество кнопок, предназначенных для управления аппаратом;

— фискальные (могут работать только с компьютерной техникой), имеющие не больше пяти кнопок.

Чтобы использовать ККМ в работе нужно понимать, как функционирует каждая из систем, входящих в состав аппарата: питающее устройство, управление, память, печатающий блок, блок ЭКЛЗ и клавиатура. Деятельность с кассой подразумевает строгое соблюдение инструкций оператора и предоставление данных при проверках налоговой инспекции.

Для осуществления работы на ККМ нужно усвоить последовательность выполнения операций, применяя следующий алгоритм действий:

— покупатель производит оплату либо наличными, либо банковской картой;

— оператор (кассир) вносит информацию в ККМ, используя при этом определенные клавиши или сканирует штрих-код;

— кассовый аппарат печатает чек, который кассир передает покупателю;

— сведения о произведенной операции сохраняются в электронном чеке (на фискальном накопителе);

— если предприятие использует онлайн-кассу, то один раз в сутки обобщенные данные поступают в налоговый орган. Такая аппаратура функционирует исключительно при наличии доступа к интернету. Весь процесс занимает минимум времени (несколько секунд), потому что система действует автоматизировано.

Правила работы

Перед началом работы, необходимо провести подготовку ККМ к запуску. Данный процесс подробно описан в инструкциях и нормативных документах.

Прежде всего, в начале рабочего дня, нужно сделать запись в специальном журнале, который находится у администратора магазина. Надо сказать, что записи производятся ежедневно, соблюдая хронологию, исключая помарки.

Они должны строго соответствовать показаниям кассового аппарата и документам.

Итак, сделав запись в книге, кассир получает ключи от аппарата и ящика, где находятся наличные средства, выданные для размена.

Удалив крышку с печатающего устройства машины (либо подняв кожух аппарата), кассир проверяет устройство на наличие посторонних предметов и пыли, затем подключает его к электросети и выбирает режим работы, установив переключатель. Если отсутствует лента в аппарате, нужно ее установить.

Начало

Начиная работу, прежде всего, нужно:

— убедиться, что аппарат обнулен;

— проверить соответствие даты и времени (при надобности отрегулировать);

— протестировать качество печати чека;

— в конце смены обнулить устройство и сдать дневную выручку.

Используя кассовое устройство кассиру нужно каждый раз вводить пароль.

В процессе работы

…, кассир обязан все полученные деньги провести через ККМ (и наличные, и принятые с банковских карт). Кроме того, он обязан каждому покупателю выдать чек, который является подтверждением совершенной покупки.

Полученные денежные средства помещают в ящик ККМ. Надо отметить, что хранение другой наличности, не проведенной через аппарат запрещено, кроме денег, полученных кассиром перед началом смены и записанных в книгу.

Во время работы кассир должен следить за тем, чтобы в аппарате была лента, не допускать к ККМ посторонних людей, при необходимости отлучиться – поставить в известность ответственное лицо либо директора. Уходя ключи нужно брать с собой. Нельзя менять параметры ККМ.

По окончании рабочей смены

…, ответственное лицо в присутствии кассира снимает показания кассового аппарата, берет распечатку, затем вынимает контрольную ленту и подписывает ее. На ленте нужно зафиксировать номер ККМ и показания аппарата, а также полученную выручку и время.

После окончания рабочей смены, кассир готовит выручку и платежную документацию, составляет Z-отчетность на кассовый аппарат, затем сдает выручку и делает запись в журнале. Хранить эту документацию нужно в течение года с момента получения.

Вносить исправления в журнал нужно в следующем порядке: зачеркнуть неверную запись, внести правильные данные, затем заверить исправление подписью ответственного должностного лица либо ИП. Можно вести журнал в электронном виде, при этом строго соблюдать порядок заполнения в соответствии с установленными правилами.

При расчете за товар

…, кассир определяет итоговую сумму покупок. Это можно осуществить, либо используя калькулятор, либо индикатор кассы. В случае, если покупатель расплачивается наличными, то кассир, получив денежные средства, откладывает их в сторону (в поле зрения покупателя), аппарат сам считает размер сдачи после ввода оператором полученной суммы, распечатывает кассовый чек.

Кассир отдает чек покупателю вместе со сдачей. При расчете банковской картой, кассир вводит ее в специальный разъем кассового аппарата, затем покупатель сам вводит пин-код.

Поскольку аппарат подключен к терминалу банка, оператору по каналу связи сообщается номер карты и наличие необходимых денежных средств на карте. После подтверждения, необходимая сумма считывается со счета.

ККМ печатает чек и, оператор отдает его покупателю вместе с карточкой.

Итоги

В соответствии с российским законодательством (Закон «О применении ККТ») предприятия и ИП обязаны производить расчеты используя кассовые устройства. ККТ должна пройти регистрацию в налоговом органе (для физических лиц – по месту прописки, для организаций – по юридическому адресу).

Для работы на ККТ необходимо получить допуск.

Для этого нужно иметь опыт эксплуатации кассового устройства (уметь заменить ленту, сформировать чек, в конце рабочей смены обнулить аппарат) и заключить договор материальной ответственности.

Приобрести эти навыки можно в Центре обслуживания ККТ. В случае, если за кассой будет работать сам предприниматель, заключение договора не предусматривается.

Выбрать кассовое устройство и установить его можно самостоятельно, однако, ремонт этой аппаратуры должен производится в организациях, имеющих на эту деятельность разрешение от соответствующих государственных органов.

Источник: https://onlineserviceip.ru/vedenie-ip/kassa-ip/rabota-s-kkm-chto-eto-uchet-i-pravila-raboty.html

Процесс организации работы на кассовом аппарате

Работа с ККМ - что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа.

Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира.

Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Проверке даты ККТ

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма.

Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы.

Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными.

Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено.

Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса.

В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек.

Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе.

Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек.

Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ.

Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя.

Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита.

Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов.

Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата.

Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы.

При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя.

В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму.

После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше.

Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств.

Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация.

В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену.

Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана.

В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета.

Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются.

В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет.

После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах.

В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Источник: https://for-ip.ru/kkt-registraciya-rabota-dokumenty/process-organizacii-raboty-na-kassovom-apparate.html

Как работать с кассовым аппаратом пошаговые действия: как включить и пользоваться онлайн-кассой, подробная инструкция

Работа с ККМ - что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки.

Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации.

Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как выглядит кассовый аппарат

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

  1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
  2. включить кассовый аппарат;
  3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
  4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
  5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
  6. встретить покупателя;
  7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
  8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
  9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть).

Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений.

В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер.

Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте.

Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру.

Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены.

При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе.

Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально.

Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия.

Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале.

Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей.

Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

  1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
  2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
  3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном.

Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов.

Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг.

Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство.

Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию.

Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа.

Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер.

Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров.

Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков.

Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета.

Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер.

Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы.

Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

  • закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
  • постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку.

Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет.

Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства.

Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы.

Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

  • внести стоимость товара;
  • нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
  • внести сумму скидки в процентах;
  • нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции.

На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей.

В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ.

Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче.

Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

  • кассир не снял последний отчет в течение суток;
  • отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню. В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

Следующая

Источник: https://OnlineKas.ru/rabota-na-kasse/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: