Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Содержание
  1. Сколько лет хранятся договора с поставщиками
  2. Срок хранения договоров
  3. Сроки хранения договоров
  4. Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки
  5. Порядок и сроки хранения договоров в организации
  6. Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров
  7. Какой срок хранения договоров в организации?
  8. Срок хранения договоров в организации. Виды договоров :
  9. Цель хранения
  10. Срок хранения договоров в организации
  11. Порядок определения периода сохранности
  12. Учет в журналах для контроля сроков
  13. Примеры сроков хранения по видам договоров
  14. Как утилизируют договоры после истечения времени хранения
  15. Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки
  16. Вводная часть
  17. Шаг № 1: проверяем контрагента
  18. Документы, подтверждающие должную осмотрительность
  19. Срок хранения договоров в организации бесплатно
  20. Порядок определения периода сохранности
  21. Типовые и ведомственные перечни
  22. Учет в журналах для контроля сроков
  23. Система хранения по типовой принадлежности
  24. Передача в архив
  25. Как утилизируют договоры после истечения времени хранения
  26. Начало срока хранения договоров

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Срок хранение договоров о поставке

Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг.

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа.


При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат.

В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Срок хранения договоров

Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна): Когда начинается срок хранения договора? В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить? Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа.

Важно

Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно. Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания.

Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы. Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему.
Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса.

Сроки хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет.

Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Специализированные помещения общего пользования Ключевым признаком таких складов выступает то, что разрешением, законодательством или другим нормативным актом на коммерческие организации, в ведении которых они находятся, возлагается обязанность принимать продукцию на хранение от любого владельца. Соответствующее правило предусматривает 908 статья ГК в п. 1.

Договоры, которые заключаются со всеми, кто желает сдать товар на хранение, считаются публичными. Кроме специализированных помещений общего пользования, существуют и ведомственные площади.

Их функционирование связано с обслуживанием организаций и предприятий, включенных в соответствующую ведомственную систему.

Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Дополнительные особенности Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо. О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции.

В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт. В день его оформления извещается владелец продукции.

Следует отметить еще одну особенность хранения на складе. Владелец продукции получает от принявшей стороны специальный документ. Стоит учесть, что без его составления письменная форма соглашения не будет считаться соблюденной.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • мены, займа и кредита;
  • аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
  • найма;
  • на медицинское обслуживание;
  • о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года.

Источник: https://sroorgru.com/skolko-let-hranyatsya-dogovora-s-postavschikami/

Какой срок хранения договоров в организации?

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Срок хранение договоров о поставке

Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Передача в архив Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом.

Внимание

Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг.

Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа.

При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат.

В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты.

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров :

Сам процесс хранения договоров связан с некоторыми проблемами. Бывает так, что определить типовую принадлежность документа, вид, срок и условия его хранения, способ уничтожения достаточно сложно.

Все вышеперечисленные факторы регламентируются законом, но один и тот же договор в разных ситуациях может иметь разные сроки действия, поэтому нередко возникают проблемы с определением длительности хранения.

Для эффективного и правильного ведения делопроизводства необходимо четко уяснить порядок и требования законодательства в этой сфере, чтобы избежать штрафов или наказания. Ниже рассмотрим срок хранения договоров купли-продажи в организации.

Цель хранения

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами.

Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов.

В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Источник: https://nataliplus-agency.com/kakoy-srok-hraneniya-dogovorov-v-organizatsii/

Срок хранения договоров в организации

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
  • указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. Р’ учете коммерческой компании соглашения используют РІ качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы СЃСЂРѕРєРѕРј свыше 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость РІ столь длительном периоде основана РЅР° использовании данных РїСЂРё начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений.

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

�стечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг.

Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность Рё выдержавшие положенный СЃСЂРѕРє хранения. Р�нформация Рѕ периодах хранения берется РёР· журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм Рё сверка периодов СЃ внутренним документом, регламентирующим СЃСЂРѕРєРё;
  • составление РѕРїРёСЃРё документов;
  • утилизация Рё составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/srok-xraneniya-dogovorov

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения. Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса.

Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов).

Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение.

Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу.

Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Вводная часть

Руководители многих малых предприятий экономят на должности юриста, взваливая дополнительные обязанности на главного бухгалтера. Как минимум эти обязанности заключаются в составлении договоров. В свою очередь, бухгалтеры не утруждают себя изучением тонкостей законодательства и повсеместно используют типовые формы, огромное количество которых содержится в интернете.

Однако договор — это важнейший этап в установлении гражданских прав и обязанностей. Это документ, фиксирующий факт достижения соглашения сторонами. Именно пробелы и неточности в договорах дают налоговикам широкие возможности для доначислений, о чём свидетельствует обширная арбитражная практика.

Кроме того, бухгалтеры нередко забывают в письменном виде фиксировать дополнительные соглашения или изменения к договорам, что зачастую приводит к налоговым спорам. Так, налоговые органы считают, что получить вычет при возврате аванса налогоплательщик вправе только при наличии соглашения о расторжении договора (основание — п. 5 ст. 171 НК РФ).

И, несмотря на наличие большого количества положительной для налогоплательщиков судебной практики, отсутствие вышеупомянутого соглашения есть явный налоговый риск.

В данной статье я хочу рассмотреть основные моменты, на которые бухгалтеру необходимо обратить внимание при самостоятельном составлении договора.

Шаг № 1: проверяем контрагента

С недавних пор бизнесу вменили в обязанность проявлять «должную осмотрительность» при выборе контрагента, толком не объяснив, что же это значит (законодательство не содержит подобных терминов).

Ясно, что данное понятие базируется на принципах разумности и добросовестности.

Поэтому, прежде чем вступить с контрагентом в какие-либо отношения налогоплательщик должен как можно больше узнать о своем бизнес-партнере.

Крупные компании, как правило, запрашивают бумаг больше, чем банк, выдающий многомиллионный кредит.

Это копии учредительных документов, копии свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ, копии лицензий, документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих договоры и счета-фактуры, протоколы собраний учредителей и копии паспортных данных руководителя и главного бухгалтера. На мой взгляд, это излишне, о чем свидетельствует и арбитражная практика.

Ее анализ показывает, что существуют всего четыре момента, которые могут свидетельствовать, что компания действовала без должной осмотрительности:

1. Отсутствие сведений о контрагенте в ЕГРЮЛ или регистрация юридического лица по утерянному паспорту либо на недееспособного гражданина; 2. Отсутствие бизнес-партнера по указанному адресу; 3. Подписание документов лицами, не наделенными такими полномочиями; 4. Регулярное предоставление контрагентом «нулевой» отчетности.

Документы, подтверждающие должную осмотрительность

Выше обозначенные пункты Документы Примеры арбитражной практики
Пункт 1 Получить выписку из ЕГРЮЛ. Можно сделать это самостоятельно, обратившись к базе данных на сайте ФНС России (https://egrul.nalog.ru/fns/index.php), и бесплатно получить фрагмент выписки. Преимущество этого варианта в том, что при распечатке выписки на ней будет стоять дата обращения налогоплательщика к базе данных, что немаловажно. Ведь, по мнению инспекторов, выписка подтверждает осмотрительность лишь в том случае, если взята непосредственно перед заключением договора.

Источник: https://FondBiz.ru/sotrudniki/poryadok-zaklyucheniya-dogovorov-s-kontragentami.html

Срок хранения договоров в организации бесплатно

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами.

Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов.

В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

https://www..com/watch?v=ytadvertiseru

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Типовые и ведомственные перечни

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые.

Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет.

Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет.

Срок хранения договоров аренды в организации зависит от периода, на который она оформляется.

В типовых перечнях перечислены документы, имеющие распространение в большинстве организаций, а ведомственные содержат информацию, разработанную для этого конкретного ведомства.

Существуют разные виды документов. Перечни представляют собой нормативные документы, используемые для определения срока хранения и отбора документов для их последующего хранения или уничтожения.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Чтобы лучше понять особенности и срок хранения договоров в организации, можно разобрать основные моменты на небольшом примере. Существует некий служащий (обычно это сотрудник из бухгалтерии), отвечающий за хранение договоров с контрагентами. Он подшивает их в отдельную папку, где они находятся в течение периода действия.

При закрытии договора он перекладывается в другую папку. При этом, как правило, составляется опись или реестр, который содержит перечень документов и позволяет отслеживать их движение. Кроме того, там отмечен и срок хранения, после которого они подлежат уничтожению. По истечении нормативного срока документы уничтожают в соответствии с уже описанной процедурой.

Сохранность организационно-распорядительной документации компании в целом и договоров в частности требует вдумчивого, внимательного и аккуратного отношения, во избежание проблем. Общим для всех предприятий и организаций является принцип организации хранения в соответствии с нормами закона. Это исключает применение штрафных санкций в случае проверок.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

https://www..com/watch?v=ytcopyrightru

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Система хранения по типовой принадлежности

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода   5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Передача в архив

Процедура передачи в архив документации, срок хранения которой уже истек, может иметь незначительные отличия в разных организациях.

В некоторых случаях имеет место обычный способ, при котором документы сшивают между собой и складывают в металлический шкаф, гордо именующийся архивом.

В других организациях имеется и архив, и архивариус, и утвержденная номенклатура дел, а весь процесс проходит согласно нормативной документации. То есть существуют определенные правила подшивки документов, их регистрации и так далее.

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников.

В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них.

Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

От служащих требуют предавать документы в архив не ранее определенного срока, который не зависит от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года.

То есть даже если срок договора истек в феврале, то все равно необходимо ждать до следующего года, чтобы передать его на хранение.

Каков срок хранения хозяйственных договоров в организации? Минимально допустимый период 5 лет.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Начало срока хранения договоров

Источник: https://urist-help.net.ru/khranenie-dogovorov-organizatsii/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: