Стандартизация документов – это что такое?

Содержание
  1. Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов
  2. Для чего нужна унификация документов
  3. Цели и задачи унификации
  4. Функции унифицированного документооборота
  5. Что представляет собой система документов
  6. Какими бывают документы в унифицированной системе
  7. Основные этапы унификации и стандартизации
  8. Особенности создания стандартов
  9. Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации
  10. Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации
  11. Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации
  12. Что такое стандартизация
  13. Задачи стандартизации
  14. Принципы
  15. Стандартизация в России
  16. Нормативные документы в области стандартизации: применение и перечень
  17. Применимое право и документ в области стандартизации на территории РФ
  18. отдельных документов, составляющих массив документооборота в области стандартизации
  19. Принятие и изменение стандартов
  20. Ответственность за несоблюдение правил стандартизации
  21. Заключение
  22. Методы стандартизации документов
  23. Стандартизация и унификация
  24. Унификация как метод стандартизации

Унификация и стандартизация документов. Развитие унификации и стандартизации документов

Стандартизация документов - это что такое?

Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.

Для чего нужна унификация документов

Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение – ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее – к автоматизированному.

Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе.

Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема.

Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.

Цели и задачи унификации

Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов.

Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе. Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации.

Принципы стандартизации и унификации документов заключаются в следующем:

  1. Единая типизация форм.
  2. Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
  3. Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
  4. Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.

Функции унифицированного документооборота

Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция.

Среди них существуют общие (или типичные) – те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции.

К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.

Что представляет собой система документов

Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:

  • признакам возникновения;
  • предназначению;
  • отрасли;
  • типу;
  • требованиям к составлению.

Какими бывают документы в унифицированной системе

Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно.

К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации.

Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.

Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем – функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации.

Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности.

Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.

Основные этапы унификации и стандартизации

Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем. Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:

  1. В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
  2. Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
  3. Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.

До этого унификация и стандартизация первичных документов проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.

Особенности создания стандартов

Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме.

Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне.

Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.

Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.

Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации

Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.

Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции.

Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г.

, положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.

Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации

Унификация и стандартизация документов – стезя Госстандарта России.

Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации.

Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.

Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров.

Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам.

Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.

На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:

  • структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
  • система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
  • унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
  • сфера статистических документов;
  • система документации, регулирующей вопросы труда;
  • унифицированные документы для осуществления внешней торговли.

Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности.

К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации. В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают реквизиты документов.

Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.

Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации

Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д.

Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем.

На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.

Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.

Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия. ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:

  • постановления;
  • приказы и распоряжения;
  • решения;
  • протоколы;
  • акты;
  • письма.

Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:

  • государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
  • предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.

ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.

Источник: https://FB.ru/article/260601/unifikatsiya-i-standartizatsiya-dokumentov-razvitie-unifikatsii-i-standartizatsii-dokumentov

Что такое стандартизация

Стандартизация документов - это что такое?

Стандартизация представляет собой род деятельности, которая направлена на разработку и принятие стандартных норм, применяемых для изготовления различного рода изделий.

Понятие охватывает широкий спектр областей: регулирует производственные работы, обеспечивает безопасность производимых товаров и услуг, а также контролирует осуществление предписанных правил, разработанных с целью надежного функционирования предприятий.

Реализацией стандартных норм занимаются специализированные органы, обладающие правом разрабатывать и утверждать нормативные акты и иные документы.

При создании нормативов учитываются определенные факторы:

  • воздействие производства на окружающую среду;
  • влияние производимой продукции на человека и общество в целом;
  • информационная и техническая совместимость;
  • взаимозаменяемость продукции с учетом прогресса в определенных отраслях;
  • систематизация измерений качества (работ, услуг и производственных ресурсов);
  • безопасность объектов с учетом возникновения чрезвычайных ситуаций и катастроф.

Задачи стандартизации

Первоочередной задачей выступает установление правил и норм к производству товаров, осуществлению работ и предоставлению услуг. Вместе с тем, стоит учитывать, что стандарты качества присутствуют в повседневной жизни человека абсолютно везде. Если углубиться в понятие стандартизации, то можно выделить ее главные цели:

  1. Повышение степени безопасности жизни и здоровья человека. Сюда можно отнести установление норм производства пищевых продуктов, изделий обихода и услуг (необходимы для соблюдения прав потребителя). Немаловажную роль играет повышение экологической и биологической безопасности, создание благоприятных условий для проживания;
  2. Образование конкурентоспособности (обеспечивается за счет единства измерений, использования природных ресурсов, выполнения госзаказов);
  3. Соблюдение взаимозаменяемости средств (производственного оснащения и комплектующих, машин и деталей, сырья);
  4. Содействие внедрению технологий и моделей производства между предприятиями;
  5. Регулирование качества;
  6. Обеспечение обороноспособности страны;
  7. Осуществление надзора за исполнением технического регламента.

Таким образом, целью выступает создание эталонной системы упорядочения в конкретной области деятельности при помощи контроля качества, а также предоставление потребителю права на безопасную и высокопробную продукцию.

Принципы

Любая наука или отдельная дисциплина базируется на конкретных положениях. Принципы, как правило, отражают закономерность формирования показателей и обосновывают необходимость их применения. Основными принципами стандартизации можно выделить:

  • Добровольное применение стандартов. Это означает, что нормативы применяются на непринудительной основе вне зависимости от места происхождения продукции. Настоящее правило содержит только рекомендации, а сами требования по стандартизации выносятся уполномоченными лицами в виде постановлений/регламентов (соблюдаются неукоснительно);
  • Использование международного стандарта (при формировании национальных показателей обязательно учитываются общепринятые стандарты, применяемые в мировой практике);
  • Учет позиции заинтересованных лиц. При разработке и утверждении нормативов принимаются во внимание законные интересы заинтересованных в этом лиц (изготовителей, потребителей);
  • Недопустимость создания препятствий к осуществлению функций предприятия (производство товаров и услуг, их реализация);
  • Невозможность утверждения стандартов, нарушающих требования регламента;
  • Объективность. При утверждении нормативов, они должны быть объективно проверены и оценены на возможность выполнения;
  • Доступность (вся информация о проведенных исследованиях и анализах должна содержаться в открытом доступе и предоставляться заинтересованным гражданам).

Перечисленные принципы содержат в себе правовую основу. Среди научных принципов можно отметить: эффективность, комплексный подход, перспективность, динамичность и предпочтительность. Все основополагающие неразрывно связаны между собой и позволяют осуществлять стандартизацию с наибольшей пользой.

Стандартизация в России

Главным ответственным учреждением по разработке, утверждению и контролю стандартов качества является Росстандарт.

Основным правовым актом, регламентирующим стандартизацию является ФЗ РФ “О техническом регулировании”. Государственные стандарты создаются для каждой отрасли, соблюдение требований нормативов обязательны к исполнению.

При неукоснительном следовании предписаний, продукция получает сертификат соответствия.

Источник: https://dailyfin.ru/chto-takoe-standartizatsiya/

Нормативные документы в области стандартизации: применение и перечень

Стандартизация документов - это что такое?

Отрасль деятельности по стандартизации весьма обширна. В ней выделяется несколько направлений:

  • Повышение уровня безопасности и жизни физических лиц, предприятий, государственного имущества, объектов живой природы, предотвращение возникновения ЧС;
  • Обеспечение конкурентоспособности продукции промышленности и качества оказываемых услуг при выполнении госзаказов или экспортном передвижении товаров;
  • Соблюдение сопоставимости однородных категорий товаров, производимых на различных предприятиях;
  • Добровольного подтверждения производителем соблюдения требований государства к определенной группе товаров;
  • Создания систем классификации и кодирования товаров для унификации систем поиска и передачи данных в информационных системах и в сфере торговли.

Применимое право и документ в области стандартизации на территории РФ

На территории Российской федерации действует консолидированная система стандартизации, включающая в себя документы по стандартизации:

  • документы национальной системы стандартизации – государственные стандарты;
  • стандарты, выработанные на основе двусторонних/многосторонних межгосударственных договоров;
  • стандарты, которые выработаны на территории иностранных государств (государственных объединений) и которые применяются в РФ в силу присоединения к действующим межгосударственным соглашениям или в силу того, что на территории РФ нормативных документов в области стандартизации на данную продукцию не существует ввиду того, что она не производится в России.

Таким образов перечень документов по стандартизации состоит из:

  1. Национальных стандартов;
  2. Рекомендаций и правил (норм) в области стандартизации;
  3. ТУ (технических условий), разрабатываемых производителями продукции самостоятельно;
  4. Сводов правил, носящих рекомендательный характер для отдельных групп товаров/услуг;
  5. Международных, региональных, национальных стандартов, признанных на территории РФ.

отдельных документов, составляющих массив документооборота в области стандартизации

Стандарт – основной документ в области стандартизации. Он содержит в себе обобщение общих многократно повторенных принципов и характеристик применимых к какому-либо предмету или явлению, виду деятельности или оказанной услуге.

Также он вырабатывается на основе консенсуса между группой производителей определенного продукта и признанный уполномоченным государственным органов в области стандартизации.

С момента принятия такого документа он становится общеобязательным для всех предприятий и физических лиц, производящих аналогичные товары/оказывающих услуги. Иными словами – приобретает силу закона.

Правила – документ, дополняющий или уточняющий положения действующего стандарта, регламентирующий порядок применения стандарта или методы выполнения определенных работ в соответствии со стандартом. Правила – это технических документ, который не содержит конкретных требований, а только описывает порядок их применения для соблюдения качественных показателей продукта в соответствии с действующим стандартом.

Рекомендации – по содержанию аналогичны правилам. Но существует одно существенно отличие: правила – документ обязательный в рамках соблюдения норм, а рекомендации исполняются на добровольной основе. То есть обязательными к применению не являются.

Свод правил – это своеобразный «кодифицированный» документ, охватывающий направления технологических процессов при производстве продукции (проектирование, монтаж, наладка, утилизация и т. д.

), которые способствуют достижению качественных показателей конечного продукта соответствующего стандарту.

Так же как и рекомендации не являются обязательными к применению, но способствуют соблюдению технологии, в рамках которой возможно получение стандартного продукта.

Любой из указанных выше документов применяется на различных уровнях осуществления хозяйственной деятельности. Применение документов по стандартизации зависит от желания производителя. Но если продукция сертифицирована в соответствии с требованиями действующего государственного стандарта соблюдение их становится обязательным.

Даже предприятия, добровольно сертифицировавшиеся на соответствие продукции требованиям государственных или действующие на основании стандартов организации (ТУ), обязаны соблюдать все условия и технологические процессы нормативных документов по стандартизации, без которых достижение стандартных показателей коечного продукта невозможно.

Принятие и изменение стандартов

Законотворчество и порядок стандартизации документов в РФ подчинено жестким правилам. Даже разработка, принятие, изменение или отмена стандарта подчинено требованиям, изложенным в ГОСТ.

Указанный документ носит всеобъемлющий, универсальный характер и предусматривает порядок разработки, принятия, изменения и отмены стандартов на межгосударственном, региональном и национальном уровнях, так является результатом добровольного соглашения, подписанного станами – участницами СНГ.

Согласно существующему порядку все ГОСТы и нормативно-технические документы по стандартизации утверждаются на федеральном уровне Главой «Росстандарта» или Президентом РФ.

Перед этим все документы в области стандартизации в РФ в обязательном порядке проходят многоэтапное согласование в Техкомитете «Росстандарта» по поданной от заинтересованного в принятии стандарта лица/органа/предприятия.

Принятые по программе приема и рассмотрения заявок на стандартизацию на текущий год заявки рассматриваются на комиссии «Росстандарта». На ней решается, представляет ли для государства предлагаемый стандарт какую-нибудь ценность среди существующих национальных документов по стандартизации.

Если стандарт желателен или необходим – подготавливается первая редакция ГОСТ. Она направляется всем профильным предприятиям, производящим стандартизируемую продукцию/оказывающим услугу.

После получения отзывов пишется вторая редакция, в которой учитываются замечания и пожелания рецензентов по первому варианту. Вторая редакция направляется на экспертизу в профильный институт стандартизации. После получения отзыва решением указанных выше лиц стандарт вводится в действие. Как правило, с первого числа следующего года.

Ответственность за несоблюдение правил стандартизации

Поскольку в РФ действует консолидированная система стандартов в которую включаются национальные, региональные и межгосударственные стандарты, а также признаются стандарты, установленные иностранными государствами при отсутствии аналогичных стандартов в РФ – возникает вопрос – какому праву подлежат нарушители?

Ответ однозначный – вне зависимости от того чьи стандарты нарушены ответственность для нарушителя последует по Российскому закону.

Предусмотрена многостепенная система ответственности, по мере тяжести совершенных нарушений:

  • Финансовая (штраф);
  • Административная – основная;
  • Уголовная – в случае наступления опасных последствий или причинения существенного вреда.

Каждый из этих видов ответственности предусматривается соответствующими нормативными документами:

  • Финансовая – на основании решения суда, установившего размер ущерба, причиненного заинтересованному лицу (истцу) в результате использования продукции/услуги, не отвечающей ГОСТу;
  • Административная – на основании предписаний должностных лиц «Росстандарта» в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
  • Уголовная – только в том случае, если будет доказана причинно-следственная связь между нарушениями требований ГОСТ и наступившими вредными последствиями.

Заключение

Система стандартизации в Российской федерации включает в себя многоступенчатую и весьма разветвленную систему нормативных и подзаконных актов, ведомственных документов и инструкций, позволяющих обходить жесткие требования соблюдения обязательных требований по выпуску качественной продукции.

Очень многие производители используют собственные ТУ (технические условия) которые изменяют качество продукции до неузнаваемости при сохранении наименования свойственного продукту/услуге соответствующих ГОСТу.

Источник: http://arprime.ru/avtomatizacia/normativnyye-dokumenty-v-oblasti-standartizatsii

Методы стандартизации документов

Стандартизация документов - это что такое?

Замечание 1

Методы стандартизации включают в себя приемы или систему приемов, посредством которых происходит достижение цели стандартизации. Стандартизация в своем практическом применении предполагает широкое использование нескольких методов.

Любое предприятие в своей организационно-управленческой деятельности использует документы. Организацию управления документацией можно охарактеризовать разнообразием и повторяемостью ситуаций и определенных действий по их разрешению. По этой причине большое разнообразие документов требует их стандартизации.

Стандартизация и унификация документа являются основными направлениями в области совершенствования документационного процесса, которые ведут к минимизации издержек на управленческие документы.

Основной целью стандартизации и унификации документов является создание совокупности документов, способных дать экономический эффект.

Применение унифицированных документов одновременно способствует росту структур в управленческом труде и повышает его культуру. В целом стандартизация представлена процессом установки и использования стандартов, под которыми можно понимать образец, модель или эталон, который в качестве исходных данных используется при сопоставлении с ним других похожих объектов.

  • Курсовая работа 440 руб.
  • Реферат 280 руб.
  • Контрольная работа 200 руб.

В качестве нормативно-технического документа стандарт способен установить систему норм, требований и правил к объекту стандартизации, что утверждено компетентными органами. В нашей стране работа по стандартизации контролируется комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

Использование стандартов в документационной работе способствует улучшению качества выпускаемых изделий или документов.

Стандартизации является сложным процессом, в состав которого включены несколько элементов, в том числе унификация и типизация. С одной стороны, данные элементы могут проводиться в качестве самостоятельных видов работ.

Замечание 2

Документоведение включает типизацию, которая используется для формирования типовых форм документов и типовых текстов, представленных образцами или эталонами. На основе таких образцов-эталонов впоследствии могут быть созданы определенные документы.

Типовой текст является текстом образцом, на базе которого могут быть созданы в дальнейшем тексты аналогичного содержания.

Типовую форму утверждают определённые компетентные органы государственной власти. Она представлена формой документов, которая используется для представления и сбора определенных данных.

Документоведение рассматривает унификацию и стандартизацию в качестве процесса установки единообразного процесса создания и оформления документации. Тем не менее, эти два понятия не равны между собой. Стандартизация документации представлена высшей ступенью их унификации, то есть доведением результата до уровня обязательных правовых норм.

Требования стандарта обладают обязательным характером в пределах распределения. По этой причине унификацию чаще всего проводят в качестве предварительного этапа стандартизации, но она может являться и самостоятельным типом деятельности.

Стандартизация и унификация

Определение 1

Стандартизация представляет собой закрепленные результаты унификации нормативных технических документов, то есть стандарты. Стандартизацию могут проводить, как на государственном уровне, так и на отраслевом, а также на уровне организации.

Унификация в широком смысле представляет собой оптимальное сокращение количества элементов в объектах, которые включены в определенный комплекс или систему.

Выделяют несколько способов обработки текстов:

  • анкета,
  • трафарет,
  • таблица.

Что касается разработки унифицированных форм документов, то она состоит из нескольких этапов:

  • Формируется объект унификации, то есть исходный массив документов по управленческим задачам в зависимости от табеля унифицированных форм документов по делам.
  • Анализируются документы, обобщается результат анализа.
  • Разрабатывается эталонный образец унифицированной формы.
  • Формируется документация дела.

Основные методы унификации внешних форм документов или бланков являются созданием модели построения документов или формуляров образцов, которые устанавливают размер и расположение базовых реквизитов, разработкой единого образца формуляра для совокупности всех управленческих документов, которые приняты на предприятии.

Формуляр-образец представлен схемой расположения всех реквизитов документов на бумажном листе стандартного формата.

Унификация как метод стандартизации

Среди методов формальной унификации документов можно выделить:

  • унификацию документальных структур,
  • создание общих правил синтаксиса в построении документов,
  • унификацию методов контроля информации в документе,
  • унификацию типов носителей и документальных форматов.

Унификации подвергаются все создаваемые в отделе разновидности и виды документов, вне зависимости от частоты их повторяемости. Для того чтобы разрабатывать унифицированные формы документов, используют документы, которые хранятся в архиве управления, а также карты документов, которые могут быть получены в ходе подготовки табеля унифицированных форм документов.

В этом случае по каждой типовой ситуации собирается не менее 3-5 документальных образцов. Рост числа исходных образцов документов способствует надежности разработанной унифицированной формы.

Анкета представляет собой способ предоставления унифицированного текста, в соответствии с которым постоянную информацию располагают в левой части листа, переменную вносят в документ в ходе его составления.

Унифицированная система документации по организационно-распорядительным документам магнитным методом моделирует приказы по приему, увольнению переводу, объяснительные и докладные записки.

Таблица представляет собой разорванный текст, который располагается по соответствующему принципу, где постоянная информация формируется в заголовке, боковых графах, а переменная формируется при пересечении соответствующих строк и граф.

Таблица характеризуется большой информационной ёмкостью, что позволяет проводить классификацию, кодирование информации, проводить суммирование данных.

Источник: https://spravochnick.ru/standartizaciya/metody_standartizacii_dokumentov/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: